10 kosztów podatkowych, których możesz nie znać.

Nigdy dosyć kosztów podatkowych!

Oglądałam ostatnio filmik Kasi Nosowskiej z IG, gdzie malowała sobie ogromne czerwone usta i mówiła „Nigdy dosyć ust” i uśmiałam się, a potem mój księgowo-biznesowy umysł od razu dodał „i kosztów też” (wnioskuję, że czas mi na urlop pójść…).

Ale pomyslałam, że w sumie to dobry temat na wpis, bo nie każda z biznes-kobiet wie, co poza oczywistymi rzeczami, może zaliczyć do kosztów podatkowych. Nawet jeśli ma księgową lub księgowego, gdyż ci często nie informują wcale o tym, co jeszcze można odliczyć.

Nie przedłużając – 10 kosztów podatkowych, o których możesz nie wiedzieć, że są kosztem, a są i przyczyniają się do obniżenia przychodu i ewentualnego podatku do zapłacenia.

Pamiętaj, że każdy wydatek, który chcesz odliczyć, musi mieć związek z Twoją działalnością gospodarczą, a koszty podatkowe dotyczą osób rozliczających się na zasadach ogólnych lub liniowo (mówię o podatku dochodowym).

1. opłaty bankowe

Często pierwszym krokiem nowego przedsiębiorcy zaraz po uruchomieniu biznesu, jest otworzenie firmowego rachunku bankowego. Oferty banków dotyczące tego typu rachunków na pierwszy rzut oka wydają nam się korzystne (praktycznie żadnych opłat), jednak po jakimś czasie okazuje się, że wcale tak różowo nie jest i mogą pojawić się np.:

• opłata za otwarcie rachunku,
• opłata za prowadzenie konta
• opłata za przelewy i zlecenia stałe
• prowizje za wypłaty (wpłaty) w bankomatach
• prowizje za przelewy w walutach obcych
• opłaty za kartę wydaną do tego rachunku
• opłaty i odsetki za niewykorzystany limit albo wykorzystany albo za jego odnowienie
• i inne, które tylko bank może wymyślić (a mnie brakuje wyobraźni)

Zgodnie z przepisami tego typu opłaty, jeśli mają związek z naszą działalnością gospodarczą, możemy wrzucić do kosztów podatkowych.

Kolejnymi często spotykanymi wydatkami, są te związane z uruchomieniem i spłatą kredytu lub pożyczki, które bierzemy na działalność gospodarczą. Przy tych w koszty wrzucisz:

• prowizję (i inne opłaty) dla banku za uruchomienie kredytu/pożyczki
  
• odsetki od rat – ale muszą być zapłacone i musisz mieć potwierdzenie tej zapłaty (wyciąg z konta)

Kredyt zaciągnięty wspólnie z mężem/żoną

Jeżeli zaciągnięty kredyt (pożyczka) będzie przeznaczony na cele firmowe, to nie ma znaczenia fakt, że wzięłaś go wspólnie z mężem, w dodatku „prywatnie” (i na przykład kredyt wpłynął na rachunek męża). Tego typu oferta mogła być dla Ciebie po prostu korzystniejsza, niż gdybyś występowała w roli przedsiębiorcy.

Ważne, żeby istniała pomiędzy Wami-małżonkami wspólność majątkowa, a kredyt był przeznaczony na cele działalności gospodarczej.

Przepisy o podatku dochodowym nie narzucają przedsiębiorcom ani rodzaju kredytu ani tego, że mamy go brać same. Potwierdzają to organy podatkowe np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 czerwca 2016 roku nr ILPB1/4511-1-600/16-2/IM albo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 10 maja 2018 roku nr 0113-KDIPT2-1.4011.126.2018.2.AP.

Uwaga! W drugą stronę też to działa, czyli – jeśli dostaniesz jakieś pieniądze od banku i mają związek z Twoim rachunkiem firmowym np. premie pieniężne za polecenia, odsetki od zgromadzonych środków – to są one Twoim firmowym przychodem podlegającym opodatkowaniu.

2. różnice kursowe

Wyobraź sobie, że kupiłaś na swojego bloga za 10 euro grafikę z banku zdjęć. Zapłaciłaś za nią kartą kredytową i dostałaś fakturę (też wystawioną w euro) od firmy -właściciela, który ma siedzibę w Niemczech.

Żebyś mogła ująć w kosztach taką fakturę, to musisz przeliczyć jej wartość na złotówki. Zgodnie z przepisami wartość wyrażoną w walucie obcej przelicza się na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez NBP poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Powiedzmy, że po przeliczeniu wyszło 43 zł. Wobec tego w kosztach ujęłaś 43 zł.

Niestety średni kurs NBP, który wzięłaś do przeliczenia tej faktury, niemal na pewno nie był tym samym kursem, który wziął do przeliczenia Twój bank (bo on ma swoje dużo „lepsze” kursy). I tak naprawdę z konta zeszło Ci nie 43 zł a np. 48 zł. Czyli 5 zł więcej niż według faktury wliczyłaś w koszty. Fachowo rzecz ujmując powstała ujemna różnica kursowa.

I co z tymi 5 zł zrobić?

Ujemną różnicę kursową, która jest kosztem, księguje się jako wydatek pozostały w 13 kolumnie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Ważne – różnice kursowe mogą być też dodatnie i dotyczyć również przychodów, ale co najważniejsze – masz obowiązek ich rozliczania.

3. odsetki karne i kary umowne

Jeżeli jesteś takim niedobrym przedsiębiorą, który nigdy nie płaci na czas swoim kontrahentom albo w ogóle unikasz płacenia, to wstydź się i rozważ, czy prowadzenie biznesu ma sens.

Jeśli jednak zdarza Ci się to sporadycznie, to pamiętaj, że Twój kontrahent ma prawo naliczyć Ci odsetki karne (odsetku ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych) od niezapłaconej w terminie należności, które możesz zaliczyć do kosztów podatkowych.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych będą Twoim kosztem po warunkiem, że je zapłacisz, czyli dopiero z datą zapłaty, możesz je zaksięgować.

Kara umowna

Kara umowna została uregulowana w Kodeksie Cywilnym w art. 483 § 1. Jeżeli zawierasz ze swoim kontrahentem umowę np. że wdrożysz u niego w firmie w ciągu 2 miesięcy nowy system informatyczny do przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO, to może on zastrzec w umowie karę pieniężną za niewywiązanie się przez Ciebie z umowy w terminie.

Taką karę będziesz mogła zaliczyć w koszty pod warunkiem, że:

• zostanie przez Ciebie zapłacona,
• dotyczyła opóźnienia w realizacji przedmiotu umowy lub
• kiedy bardziej opłaca Ci się zerwanie umowy i zapłacenie kary, niż kontynuowanie realizacji nierentownego zlecenia (czyli z ekonomicznego punktu widzenia bardziej opłaca Ci się zerwać umowę niż ją realizować, bo jej zrealizowanie przyniesie Ci np. stratę, a nie korzyść). 
  

Uwaga! W koszty nie zaliczysz odsetek podatkowych czyli od niezapłaconych w terminie podatków.

4. opłaty za przejazd autostradą

Niektórym przedsiębiorcom częściej, niektórym rzadziej, ale zdarzają się wyjazdy poza swoje miasto. I chcąc nie chcąc, trzeba ruszyć w świat naszymi wspaniałymi aż dwupasmowymi autostradami. Moja ulubiona trasa to Łódź -Poznań. Zanim się dobrze rozpędzimy – bramka, potem trochę przejedziemy – kolejna bramka… i oczywiście opłaty.

Jedyny plus jest taki, że te opłaty można wrzucić w koszty.

Podstawą do zaksięgowania jest otrzymany z punktu poboru opłat paragon (bilet na przejazd autostradą). Ale żeby można było go zaksięgować, to muszą być na nim podane przede wszystkim: dane wystawcy z NIP, data wystawienia, kolejny numer paragonu, za co został wystawiony i kwota. Z mojego księgowego doświadczenia wiem, że raczej ze wszystkich punktów poboru opłat paragony spełniają te wymogi (nie spotkałam dotąd innego).

Czasami jednak zamiast paragonu fiskalnego dostaje się paragon niefiskalny. Różnica między nimi jest taka, że z tego niefiskalnego nie odliczysz VATu, jednak jeżeli chodzi o koszty, to obydwa rodzaje mogą być do nich zaliczone.

Uwaga! Pamiętaj o limitach kosztów związanych z samochodem (więcej znajdziesz tu https://www.kobiecafirma.pl/samochod-osobowy-w-firmie-2019-r/)

5. opłaty za parking i parkowanie

Wydatki na parking lub parkowanie będą kosztem pod warunkiem, że mają związek z Twoją działalnością np. idziesz na spotkanie z klientem, robisz firmowe zakupy itd. oraz będą właściwie udokumentowane.

Parkomat – podstawą do zaliczenia w koszty będzie wydany bilet. Na takim bilecie jest podana godzina, data, numer rejestracyjny pojazdu, kolejny numer biletu, adres parkowania oraz kto jest beneficjentem opłaty (daniny).

Parkingi prywatne – tu podstawą zaliczenia do kosztów może być tylko faktura lub rachunek. Paragon fiskalny nie uprawnia do zaliczenia opłaty za parking do kosztów.

6. bilety PKP, samolotowe itp.

Pozostajemy w temacie podróżowania. Czasami nie opłaca się albo nie da się jechać swoim samochodem i wybieramy inny środek transportu np. pociąg, autokar, samolot, statek.

W takich sytuacjach podstawą odliczenia kosztu może być bilet (za jednorazowy przejazd). Ale aby zastępował fakturę musi spełnić określone wymagania formalne czyli:

• trasa, na którą go wystawiono powinna być dłuższa niż 50 km*
• posiada nazwę sprzedawcy i NIP oraz
• numer i datę wystawienia
  
• wskazano rodzaj usługi np. przejazd na trasie Łódź Fabryczna – Wrocław Główny
• podano kwotę należności wraz z podatkiem
• i samą kwotę podatku

*Jeśli trasa nie przekracza 50 km, a bilet posiada pozostałe ww. dane, to praktycznie mógłby zostać zaliczony do kosztów (opisane warunki są z rozporządzania dot. podatku VAT), jednak ja zawsze zalecam swoim klientkom wzięcie faktury.

Uwaga! Bilet elektroniczny PKP nie zawsze spełnia ww. warunki, czyli nie ma na nim na przykład NIPu wystawcy. W takiej sytuacji potrzebna będzie jeszcze faktura.

Bilety MPK – jednorazowe bilety miejskie nie spełniają powyższych warunków, dlatego nie mogą być podstawą do zaksięgowania. Tu niestety będzie potrzebna faktura (na bilet okresowy również).

Inne bilety np. samolotowe, na rejs statkiem – jeśli spełnią ww. warunki, to można zaliczyć je do kosztów (jeśli wystawiono je w walucie obcej, to pamiętaj o przewalutowaniu na PLN).

7. paliwo kupione za granicą

Zdarza się, że nasze biznesowe podróże sięgają nieco dalej niż tylko do Poznania, Wrocławia czy Krakowa i lądujemy np. Rzymie albo na Krymie – i to własnym samochodem (bo boimy się latać).

Wtedy paliwo z takiej podróży możemy odliczyć na podstawie § 14 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, który stanowi: „wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.” Jednak taki dokument powinien jeszcze zawierać określone dane:

• datę wystawienia
• stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon
• określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu

Ponadto na odwrocie tego paragonu należy wpisać swoje nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (jeśli za Chiny ludowe nie wiadomo z paragonu, co to jest).

Oczywiście do KPIR wpisać należy kwotę w naszej walucie (do przeliczenia waluty obcej bierzemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu – wystawienia paragonu).

Pamiętaj o limicie kosztów – https://www.kobiecafirma.pl/samochod-osobowy-w-firmie-2019-r/

8. dieta za podróż

Pozostajemy w temacie podróżowania. Jeśli wyjeżdżasz w ramach prowadzonej działalności poza swoje miejsce zamieszkania/siedzibę firmy do innego miasta np. na 2 dni, to ponosisz w związku z tą podróżą różne wydatki np. wspomniane już tu: zakup paliwa czy za przejazd autostradą, ale również dotyczące noclegu czy jedzenia.

Koszt paliwa i noclegu odliczysz na podstawie faktur, autostradę na podstawie biletu z punktu poboru opłat. A co z jedzeniem?

Jeśli w trakcie podróży spotkasz się służbowo z kontrahentem czy klientem w restauracji np. na obiedzie, to taki obiad na podstawie faktury (przy spełnieniu określonych warunków) wrzucisz w koszty. Więcej na ten temat znajdziesz tu: https://www.kobiecafirma.pl/koszty-podatkowe-obiad/

No ale przecież czasami z nikim się nie spotykamy, a jeść trzeba.

Niestety faktury za swój własny posiłek w koszty nie wrzucisz, masz jednak możliwość wrzucenia w koszty tzw. diety czyli wyliczonej na podstawie ilości godzin spędzonych w podróży kwoty, która ma Ci (niby) starczyć na jedzenie i inne wydatki.

Jak się zaraz przekonasz luksusów nie będzie, raczej bułka z kefirem i hot-dog.

Wysokość diety określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej i obecnie stawka na jedną dobę podróży krajowej wynosi… uwaga, uwaga… aż 30 zł (uwaga! wysokość tej kwoty może się kiedyś zmienić).

A jeżeli Twoja podróż służbowa będzie trwała poniżej 12 godzin (ale powyżej 8), to odliczysz tylko połowę tej kwoty czyli 15 zł .

Lepiej nieco kształtuje się wysokość diety zagranicznej (bo taka też przysługuje), ale to pewnie dlatego, że jest określona w euro. W dodatku w zależności od którego kraju się wybierzesz, jej wskość będzie inna.

Wysokość diety krajowej obliczysz tu: kalkulator krajowej podróży służbowej a zagranicznej tu: kalkulator zagranicznej podróży służbowej

Dietę w kosztach w KPIR ujmiesz na podstawie dowodu wewnętrznego.

9. nieodliczony VAT

Jeśli jesteś VATowcem, to pewnie wiesz, że nie od wszystkiego można odliczyć VAT.

Nie odliczysz VATu od np.

• faktur za noclegi
• faktur za usługi gastronomiczne
• faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne do samochodu osobowego (w tym wypadku nie odliczysz 50% VATu z faktury*) – chyba że prowadzisz specjalną ewidencję przebiegu

Taki nieodliczony podatek w VAT możesz dać do kosztów podatkowych w KPIR, czyli do kosztów wrzucisz w całości, w kwocie brutto, faktury za nocleg czy usługi gastronomiczne.

*Przy wydatkach eksploatacyjnych do samochodu osobowego sprawa wygląda nieco bardziej skomplikowanie, bo w kosztach nie ujmiesz całych nieodliczonych 50% VAT, tylko odpowiedni procent wynikający z limitów w podatku dochodowym czyli albo 20% nieodliczonego VAT albo 75% nieodliczonego VAT. Więcej znajdziesz na ten temat w artykule o samochodach, do którego już Cię wcześniej odsyłałam.

10. koszty działalności prowadzonej w mieszkaniu

Jeszcze całkiem niedawno żeby móc odliczyć jakiekolwiek koszty związane z prowadzeniem w mieszkaniu działalności gospodarczej, trzeba było wydzielić osobne pomieszczenie tylko pod tę działalność. To było szczególnie głupie, dla osób, których praca polegała głównie na siedzeniu przed laptopem, bo przecież siedzieć z nim mogły nawet i na balkonie lub w toalecie i wcale osobny pokój nie był im do tego potrzebny.

Na szczęście organy podatkowe poszły po rozum do głowy i 21 grudnia 2017 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.361.2017.1.ES), w której stwierdził, że „wydatki na czynsz czy media ponoszone przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali firmę w mieszkaniu, nie są co do zasady wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Również ww. ustawa nie warunkuje możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza.

Oczywiście nie „włożysz” do kosztów podatkowych całego czynszu i rachunków za wodę czy prąd. Nadal musisz wskazać procentowo, jaką część swojego mieszkania wykorzystujesz na cele działalności gospodarczej. Jeśli to będzie 20% – to odliczysz 20% czynszu i mediów. Plus jest taki, że nie musisz wydzielać osobnego pomieszczenia.

Uwaga! W kosztach możesz również ująć uzasadnione i właściwie udokumentowane wydatki na remont, wyposażenie a nawet zapłatę odsetek od kredytu hipotecznego (interpretacji indywidualna wydana przez Dyrektora KAS z dnia 17 maja 2018 roku, sygn. 0113 – KDIPT2-1.4011.144.2018.2.MD).

Wydatki związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu/domu odliczysz dowodem wewnętrznym.

---

Każdy zasadny koszt jest na wagę złota, szczególnie w działalności usługowej. Dlatego wiedza, co jeszcze może być kosztem, jest dla przedsiębiorców ważna. Zatem odliczaj – byle mądrze 🙂

Chciałabyś otrzymywać ode mnie wiadomości o najnowszych wpisach i innych interesujących rzeczach? Zapisz się na Newsletter Kobiecej Firmy i odbierz e-booka z ćwiczeniami „Odkrywam swoje mocne strony!”