Jak ewidencjonować sprzedaż, kiedy nie ma się kasy fiskalnej?

Jak mam dokumentować sprzedaż, jeśli nie mam kasy fiskalnej?

To jedno z najczęściej zadawanych mi pytań przez osoby, które rozpoczynają działalność gospodarczą. Dlatego dziś będzie wpis właśnie na ten temat, bo może i Ty zadajesz sobie takie pytanie?

Na początek wersja skrócona dla mega niecierpliwych, a potem wersja dłuższa z dokładnym wyjaśnieniem wszystkiego oraz linkami do niezbędnych druków.

Wersja krótka i najprostsza do wykonania

Jeśli nie masz i nie musisz mieć kasy fiskalnej, to dokonujesz tzw. sprzedaży bezrachunkowej, czyli co do zasady nie wydajesz kupującemu (mowa o zwykłych konsumentach a nie firmach) żadnego dokumentu potwierdzającego sprzedaż.

Zakładając, że masz księgową – jedyne co do Ciebie należy, to wpisanie tej sprzedaży do ewidencji bezrachunkowej, którą prowadzisz w miejscu, gdzie ta sprzedaż jest dokonywana (jeśli jesteś opodatkowana wg zasad ogólnych). Na koniec każdego miesiąca sumujesz wpisane wartości i ta suma zostanie przez księgową zaksięgowana do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

W takiej sytuacji wystawiasz konsumentowi fakturę (ewentualnie rachunek) tylko na jego żądanie. Jeśli nie zażąda – niczego od Ciebie nie dostaje.

I tak wygląda to w dużym skrócie. Jednak nasze przepisy aż tak „proste” nie są i jest kilka istotnych niuansów oraz sytuacji, gdzie to, co wyżej opisałam, przedstawia się nieco inaczej.

Wersja długa dla ciekawych i cierpliwych i oczywiście ambitnych 😉

Dlaczego nie każdy ma kasę fiskalną?

Zanim przejdę do wyjaśnienia tej kwestii – dwie istotne „porządkujące” sprawy:

1. Na kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się sprzedaży na rzecz firm, wobec tego w tym wpisie nie mówię w ogóle o sprzedaży na rzecz innych podmiotów gospodarczych. Dla nich wystawia się faktury i taka sprzedaż nie będzie ujmowana na kasie.

2. Czyli, jak możesz wywnioskować z pierwszego punktu, na kasie fiskalnej ewidencjonuje się sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (a ściślej rzecz ujmując dla osób, które kupują rzeczy na swój osobisty użytek, a nie na rzecz firmy).

Od tej reguły (z punktu 2) mamy kilka wyjątków, ale chyba najważniejszy to sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju czyli sprzedaż towarów, które są przez nas transportowane lub wysyłane (np. za pośrednictwem kuriera) do innego kraju Unii Europejskiej na rzecz m.in. osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Wtedy takiej osobie zawsze wystawiasz fakturę i tej sprzedaży nie ujmujesz na kasie fiskalnej, pomimo tego, że zakup ten nie był dokonany „na firmę”.

Przykład – jeśli prowadzisz sklep internetowy z T-shirtami i dostaniesz zmówienie od konsumenta z Niemiec – to musisz wystawić na tę sprzedaż fakturę, a jeśli dostaniesz zamówienie od konsumenta z Polski, to ewidencjonujesz sprzedaż na kasie i kupującemu dajesz paragon. To tak naprawdę dłuższy temat i na zupełnie inny wpis.

Wracając do głównego tematu – dlaczego niektórzy maja kasę fiskalną a inni nie?

Przepisy mówią, że każdy, kto sprzedaje na rzecz osób nieprowadzących działalności (trochę to mylne pojęcie, bo jak już pisałam wcześniej – ktoś przecież może mieć firmę, ale kupować na swój osobisty użytek) powinien ewidencjonować taką sprzedaż na kasie fiskalnej.

Art. 111. 1. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. (ustawa o podatku od towarów i usług)

Jednak nasz ustawodawca wprowadził szereg zwolnień od tego obowiązku, jednocześnie obligując niektóre rodzaje działalności albo profesje do posiadania kasy już od momentu pierwszej sprzedaży na rzecz konsumentów.

Czyli z jednej strony są osoby, które nie muszą mieć kasy fiskalnej od razu, a z drugiej takie, które tę kasę muszą mieć już od pierwszej sprzedaży na rzecz konsumentów.

Kluczowym aktem prawnym jest tutaj Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.12.2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących

Kto w takim razie musi posiadać tę kasę od razu?

Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia jeśli zamierzasz np.

  • sprzedawać sprzęt fotograficzny albo biżuterię ze złota lub srebra albo perfumy lub
  • świadczyć usługi w zakresie opieki medycznej jako lekarz, usługi prawnicze albo fryzjerskie i kosmetyczne*
  •  *pełną listę towarów i usług, które obligują do posiadania kasy znajdziesz w ww. rozporządzeniu.

musisz mieć kasę fiskalną od razu i niemal każdą sprzedaż (jeden wyjątek już znasz) na rzecz konsumenta na niej rejestrować.

A inni mogą (póki co) korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy do momentu przekroczenia kwoty 20.000 zł ze sprzedaży na rzecz konsumentów i dopiero po przekroczeniu tej kwoty mogą być zobligowani do używania kasy fiskalnej.

(Zwolnień jest nieco więcej, jednak nie są one przedmiotem dzisiejszego tematu, więc o nich tu nie będę pisała).

Wobec tego, jak widzisz są osoby, które kasy fiskalnej nie muszą posiadać od razu.

W jaki wobec tego sposób mają dokumentować sprzedaż?

Oto, co mówią przepisy (dla osób na zasadach ogólnych) (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów)

§ 19. 1. Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.

 Pod uwagę trzeba wziąć zatem dwie sytuacje:

1. kiedy sama sobie prowadzisz księgowość

2. kiedy współpracujesz z biurem rachunkowym

W pierwszej sytuacji na koniec dnia wystawiasz dowód wewnętrzny, w którym wykazujesz całą dzienną sprzedaż i ten dowód księgujesz następnie w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (jeśli jesteś opodatkowana na zasadach ogólnych) lub w Ewidencji Przychodów (jeśli na ryczałcie).

W drugiej sytuacji prowadzisz ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Prowadzisz ją w układzie miesięcznym i wpisujesz do niej kolejno każdą sprzedaż w kwocie netto (jeśli jesteś płatnikiem VAT + piszesz wg jakiej stawki VAT jest opodatkowana) albo w kwocie brutto (jeśli nie jesteś płatnikiem VAT). Na koniec miesiąca wszystko sumujesz i ta suma zostanie zaksięgowana przez księgową w PKPiR. Osoby na ryczałcie niestety nie mają możliwości prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej – zatem pozostaje im opcja pierwsza czyli sporządzanie dziennych zestawień sprzedaży (dowodów wewnętrznych).

(Jeżeli jesteś VATowcem to istnieje jeszcze możliwość księgowania sprzedaży w podatku dochodowym na podstawie prowadzonej ewidencji sprzedaży VAT, jednak to opcja też dla osób, które nie mają biura rachunkowego).

A jaki dokument taka osoba wydaje kupującym?

Tu możemy rozpatrzeć aż 3 sytuacje:

1.Kupujący żąda faktury albo rachunku od razu lub po jakimś czasie

Jeśli nie jesteś zarejestrowana jako płatnik VATu, to kupujący może od Ciebie zażądać albo wystawienia faktury VAT albo wystawienia rachunku. Wtedy masz obowiązek wystawić mu taki dokument – jaki zażądał. I nie ważne, że nie jesteś zarejestrowana do VATu, jeśli chce fakturę VAT – dajesz mu fakturę VAT (tyle że będzie to specjalny wzór faktury dla osoby zwolnionej z tego podatku).

A jeśli jesteś VATowcem – wystawiasz wyłącznie faktury VAT.

W jakim terminie wystawia się te dokumenty?

Rachunek

Jeśli nabywca zażądał od Ciebie wystawienia rachunku jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, to powinnaś go wystawić w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zgłosi po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru (a na zgłoszenie takiego żądania ma aż 3 miesiące), to powinnaś taki rachunek wystawić w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia tego żądania.

Faktura VAT

Obowiązek wystawienia faktury VAT na żądanie konsumenta zachodzi nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, pod warunkiem, że zgłosi to żądanie do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później, wtedy na wystawienie faktury masz 15 dni od zgłoszenia żądania.

Uwaga – sprzedaż udokumentowana ww. fakturami/rachunkami wystawionymi po jakimś czasie od sprzedaży jest księgowana w KPIR nie na podstawie tych dokumentów, ale na podstawie uprzednio sporządzonych dowodów wewnętrznych lub wpisana do ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

2. Kupujący nie zażądał żadnego dokumentu

Jeśli niczego nie chce, to niczego mu nie dajesz.

Twoim obowiązkiem (o czym była mowa wyżej) jest tylko wpisanie sprzedaży do odpowiedniej ewidencji (albo do KPIR/Ewidencji przychodów na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, albo do ewidencji sprzedaży bezrachunkowej).

3. Sama z siebie wystawiasz każdemu kupującemu fakturę VAT

To, że nie masz obowiązku wystawiania kupującym żadnych dokumentów potwierdzających sprzedaż (poza sytuacją, gdy tego zażądają) nie oznacza, że przepisy zabraniają tego robić. Wiele moich klientek wystawia faktury dla konsumentów choćby dlatego, że mają taką opcję w swoich sklepach internetowych i „robi się” to właściwie samo – automatycznie. Poza tym niektórzy kupujący „lubią” mieć jakiś dowód dokonanej transakcji np. na wypadek reklamacji.

Jak taka sytuacja ma się do prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej albo dziennych zestawień sprzedaży?

Jeśli w danym dniu wystawisz wiele faktur, to na koniec dnia sporządzasz zestawienie sprzedaży, w którym ujmujesz te faktury i jedną pozycją wpisujesz je do KPIR/Ewidencji sprzedaży (ryczałt) – to opcja dla osób bez biura rachunkowego oraz z biurem rachunkowym.

Wpisywanie faktur jednym miesięcznym zapisem jest według mnie możliwe tylko dla osób, które są VATowcami i prowadza ewidencję sprzedaży VAT. Wtedy na podstawie tej ewidencji sporządzają takie zestawienie i podsumowanie księgują w podatku dochodowym (oczywiście przychód będzie pomniejszony o VAT).

Inną możliwością jest wydawanie każdemu konsumentowi KP – dowodu wpłaty. Nie jest on dokumentem księgowym i nie ujmiesz go w żadnej ewidencji, jednak konsument będzie chociaż miał potwierdzenie dokonanej zapłaty.

 

A na koniec jeszcze jedno (do rozważenia dla Ciebie) – zawsze możesz kupić kasę fiskalną, nawet jeśli nie masz póki co takiego obowiązku. Wtedy kłopot z dowodami wewnętrznymi czy ewidencją sprzedaży bezrachunkowej masz z głowy 🙂


Opisane przeze mnie zagadnienie nie jest może specjalne proste (a powinno być!), jednak starałam się przedstawić je w miarę czytelnie. Cóż, przepisy w naszym kraju niestety nie należą ani do przejrzystych ani do przyjaznych. Jedyne co pozostaje, to mieć nadzieję, że kiedyś to się zmieni.

Jeśli jesteście zainteresowani szczególnie jakimś tematem związanym z prowadzeniem firmy pod względem właśnie podatkowo – księgowym, to dajcie proszę znać w komentarzu. Postaram się sprostać Waszym oczekiwaniom 🙂

 

 

 

23 Replies to “Jak ewidencjonować sprzedaż, kiedy nie ma się kasy fiskalnej?”

  1. Artykuł jasny i czytelny, uważam bardzo wartościowy.
    Powiem tylko, że ja zamiast KP przygotowałam sobie Dowód Sprzedaży dla klienta, trochę na wzór paragonu, żeby klient wiedział od kogo kupił, co i kiedy.
    Myślę też, że takim dokumentem potwierdzającym dla klienta może być wydruk z terminala, spotkałam się z osobami (podczas Targów), które nie mają kasy fiskalnej, ale korzystają z terminala.
    Kasiu brawo.

    1. Dziękuję 🙂
      I owszem, wydruk z terminala też jest bardzo dobrym potwierdzeniem dla klienta, tym bardziej, że teraz coraz więcej osób ich używa i zrobiły się powszechniejsze.

  2. Do tej pory prowadziłam sprzedaż stacjonarną z bardzo małymi obrotami ( poniżej 20000 rocznie) bez kasy fiskalnej. Jestem na ryczałcie. Po wprowadzeniu sprzedaży wysyłkowej obrót szybo przekroczył 20000zł. Jeśli mam duże obroty w sklepie internetowymi i korzystam ze zwolnienia z kasy dla sklepu internetowego. To czy nadal mogę nie posiadać kasy fiskalnej przy sprzedaży stacjonarnej z której sprzedaż jest bardzo mała?

    1. Niestety nie – zwolnienie z kasy jest w tym wypadku wtedy, gdy cała sprzedaż jest wysyłkowa i są wpłaty na konto.

  3. …. 1. Na kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się sprzedaży na rzecz firm …

    Co za bzdura !
    Przykład : Idę do hipermarketu , kupuję towar potrzebny do mojej firmy , otrzymuję paragon fiskalny na podstawie którego wystawiona zostanie faktura VAT (mój paragon zostaje dołączony do faktury pozostającej u sprzedawcy)

    1. No właśnie – na kasie została zarejestrowana sprzedaż na rzecz osoby fizycznej a nie firmy, na rzecz firmy została wystawiona faktura.

  4. Bardzo pomocny wpis , wszystko to czego potrzebowalam , jasno i prosto opisane .
    Jestem bardzo wdzięczna.

  5. Właśnie takiego podsumowania szukałam. Bardzo pomocny wpis , wszystko to czego potrzebowalam , jasno i prosto opisane .
    Jestem bardzo wdzięczna.

  6. Czy do dziennego dowodu wewnetrznego powinnam również wpisać zysk z terminala na którym codziennie na koniec dnia generuje raport dzienny? Czyli w sklepie miałam zysk gotówką załóżmy 5tys złoty a z terminala 2 tys. I czy w tym dowodzę wewnętrznym również powinnam wpisać kwotę z terminala?

  7. Kasiu, co w przypadku, gdy mamy zwolnienie z kasy fiskalnej i wystawiamy tylko faktury VAT – z NIP’em lub imienne – w przypadku imiennej nie zrobimy już faktury VAT? chyba nie przejdzie wpisanie NIP w uwagach i korekta / nota korygująca danych z dopisaniem NIP? w takiej sytuacji pozostaje jedynie zwrot (wyzerowanie korektą) i nowy dokument?

    Mam również zagwostkę odnośnie zwrotu najniższego kosztu dostawy w danym momencie, wówczas zostawiam na dokumencie korygującym różnicę kwot – gdy np klient zapłacił 15 zł a była do wyboru dostawa za 10 zł to pozostawiam jedynie koszt dostawy = 5 zł i zwracam 10 zl tytułem kosztu? (niezależnie czy to faktura z nip czy bez)

    Dopiero raczkuję w tym temacie, a nigdzie nie jest to wytłumaczone 🙁
    Będę wdzięczna za odpowiedź na nurtujące mnie pytania.. pozdrawiam

    1. Moim zdaniem (oraz organów podatkowych) to nabywca powinien wystawić notę korygującą i dodać swój NIP
      On jeśli jest VATowcem może taką fakturę odliczyć też bez nipu.
      Podawanie NIPu dot.
      Co do korekt – to jeśli jest zmniejszenie, to po prostu robisz korektę zmniejszającą wartość dostawy (do każdej faktury)

      1. Dziękuję za wyczerpujące odpowiedzi, poczułam się pewniej 🙂
        Nasuwa się teraz pytanie, czyli te dane pierwotnie podane przy zakupie, muszą pokrywać się z firmowymi nabywcy, czy wystarczy, że jego imię i nazwisko się zgadza?

        Ponieważ zastanawia mnie fakt zakupu jako konsument (nie wystawię paragonu z nipem), a później chciałby ktoś fakturę – jednocześnie rezygnując z tych praw, czyli do 14 dni poinformuje mnie o chęci korekty tych danych na dane firmowe i będzie okej? o ile chociaż imię i nazwisko pokrywa się z firmowymi – bo inaczej chyba kiepsko?

        Robisz dobrą robotę, pozdrawiam!

  8. Twój artykuł jest bardzo pomocny, szczególnie dla takich osób jak ja.
    Mam jeszcze pytanie – ponieważ dopiero rozpoczęłam działalność, poniosłam w związku z tym kilka kosztów (faktury które wrzuciłam w koszta prowadzenia działalności) – ale nie osiągnęłam w tym miesiącu jeszcze żadnych zysków – czy lepiej będzie te faktury zaksięgować w kolejnym miesiącu czy może automatycznie przejdą jako nadpłata kosztów i VAT? – a może trzeba do tego złożyć stosowny wniosek? (coś doczytałam, jestem czynnym podatnikiem)

    1. Księgujesz w dacie wystawienia dokumentu kosztowego (dochodowy)/otrzymania faktury zakupowej (VAT), a nadwyżka kosztów/podatku VAT przejdzie na następny okres 🙂

  9. Dzień dobry. Mam pytanie odnośnie momentu, w którym muszę zacząć używać kasę fiskalną. Zaczęliśmy prowadzić sprzedaż towarów osobom fizycznym w marcu tego roku. Kiedy musimy zacząć rejestrować tę sprzedaż w kasie fiskalnej? Dodam tylko, że jeszcze nie przekroczyliśmy progu 20 tys.
    Drugie pytanie: sprzedajemy 2 rodzaje produktów, jeden jest sprzedawany tylko online z zachowaniem warunków wymaganych do tego, by nie wdrażać kasy fiskalnej. A drugi produkt sprzedajemy stacjonarnie. czy musimy rejestrować sprzedaż obu produktów w kasie?

    1. Witam 🙂 Limit 20 tys liczy się w pierwszym roku od momentu dokonania pierwszej sprzedaży na rzecz os. fiz – zatem jeśli to był któryś dziś marca, to już na pewno nie będzie 20 tys tylko proporcjonalnie mniej (pewnie ok 16 tys) i dopiero po przekroczeniu tej kwoty będzie 2 m-ce (liczone od końca miesiąca, w którym przekroczono limit) na wprowadzenie kasy. No chyba, że będzie możliwość korzystania potem z któregoś ze zwolnień.
      Jeśli jest kasa – to ewidencjonuje się na niej potem każdą sprzedaż na rzecz os. fiz (poza np środkiem trwałym, ale to inna historia).

  10. czy jeśli obecnie jestem zwolniona z kasy fiskalnej (sprzedaż poniżej 20 000 zł) i decyduję się . sama z siebie na wystawianie każdemu kupującemu fakturę VAT, to czy po przekroczeniu sprzedaży pow. 20 000 zł (i dalszym utrzymaniu zasady, że sama z siebie wystawiam każdemu kupującemu fakturę VAT) będą musiała mieć kasę fiskalną czy nie?

    1. Wystawianie faktur nie zwalnia z obowiązku posiadania kasy (tylko w określonych w rozporządzeniu przypadkach np. przy sprzedaży zw. z nieruchomościami).

  11. Bardzo pomocny artykuł! Chciałbym jednak dopytać o rzecz związaną ze zwolnieniem z kasy, której nie mogę nigdzie potwierdzić.

    Planuję wystartować ze sklepem internetowym, a więc wysyłka wyłącznie za pośrednictwem kuriera, płatności wyłącznie online i samodzielna ewidencja sprzedaży. Można by rzec, że wszystkie czynniki, które zwalniają z konieczności posiadania kasy fiskalnej. Czy spełniając ww. kryteria mogę nadal nie posiadać kasy fiskalnej nawet po przekroczeniu 20 000 zł obrotu na rzecz os. fizycznych?

    1. .Dziękuję. A jeżeli chodzi o zwolnienie – to owszem, jeśli będą spełnione te warunki (sprzedaż wysyłkowa, pieniądze na konto i wiadomo kto za co zapłacił), to może być zastosowane. Oczywiście jeśli nie będą sprzedawane towary, które wymagają kasy od razu. jeszcze jedna ważna rzecz – w pierwszym roku limit liczy się proporcjonalnie od momentu dokonania pierwszej sprzedaży na rzecz os. fiz. Czyli – jeśli pierwsza sprzedaż będzie np. 29.08.2020 – to limit dla 2020 r. będzie wynosił 6830,60 zł

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.