Czy wiesz, że są sytuacje, w których powinnaś zarejestrować się na potrzeby VAT-UE, nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT?
Z tego wpisu dowiesz się, dlaczego musisz to zrobić, w którym momencie oraz w jaki sposób? *
Zanim jednak przejdę do meritum, wyjaśnię Ci dwie kwestie:
- co to jest VAT-UE oraz
- co to jest NIP unijny
VAT-UE – ogólnie chodzi o rejestr podmiotów zawierających transakcje wewnątrzunijne z firmami. A „VAT” – bo przepisy VAT regulują te kwestie. Rejestracja do VAT-UE skutkuje nadaniem przez urząd skarbowy NIP-u unijnego.
NIP unijny (europejski) – nadawany przez urząd skarbowy po zarejestrowaniu się do VAT-UE. Składa się z Twojego NIP poprzedzonego prefiksem „PL” np. PL88923211231. Po jego uzyskaniu masz obowiązek posługiwania się nim w transakcjach unijnych z firmami (a nie osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej). Jednak nie zawsze we wszystkich transakcjach, o czym jeszcze przeczytasz.
I jeszcze jedna ważna rzecz – rejestracja do VAT-UE nie jest tożsama z rejestracją do VAT. Jeśli zarejestrujesz się do VAT-UE jako nievatowiec, to nie staniesz się przez to czynnym podatnikiem VAT.
KTO POTRZEBUJE NIP-U UNIJNEGO?
Z pierwszego zdania tego wpisu już wiesz, że wcale nie musisz być VAT-owcem, by mieć obowiązek zarejestrowania się do VAT-UE.
Obowiązek rejestracji generalnie dotyczy osób, które zawierają transakcje handlowe kupna lub sprzedaży z firmami z Unii Europejskiej. Zatem jeśli chcesz np. nabywać usługi od kontrahenta z Irlandii albo Niemiec, musisz najpierw uzyskać NIP unijny.
Ponieważ nieco w innych przypadkach do VAT-UE muszą zarejestrować się osoby, które są czynnymi podatnikami VAT a w innych te, które nie są, rozpatrzę je oddzielnie.
Zaczniemy od osób, które nie są czynnymi podatnikami VAT
Te osoby muszą się zarejestrować do VAT-UE w następujących przypadkach:
- zamierzają nabywać usługi od kontrahentów unijnych (sytuacje, gdzie miejscem opodatkowania tych usług jest kraj siedziby usługobiorcy (Twój), czyli Polska);
- zamierzają sprzedawać swoje usługi kontrahentom unijnym (sytuacje, gdzie miejscem opodatkowania tych usług jest kraj siedziby usługobiorcy tj. kontrahenta, czyli kraj z UE);
- nabywają towary od kontrahentów unijnych i wartość nabytych towarów w danym roku przekroczyła 50.000 zł (rejestracja następuje dopiero po przekroczeniu tego limitu).
Najczęściej spotykanymi konkretnymi sytuacjami, wg mojej księgowej praktyki, jest nabywanie usług reklamowych od Facebooka (aktualnie Meta) i Google, usług newsletteru od Mailerlite czy licencji użytkowania pakietu MS Office od Microsoft. Oczywiście piszę tu o sytuacjach, w których na fakturach ww. podmioty podają swój zagraniczny NIP-UE, a nie polski (co też się zdarza przy usługach od Google czy Microsoft, jeżeli usługi świadczą z polskiego oddziału).
Co ciekawe, nadal wiele osób nie wie, że w ww. sytuacjach powinny:
1. zarejestrować się do VAT-UE, by uzyskać NIP unijny już przed pierwszą taką transakcją,
2. opodatkować tę transakcję w Polsce, czyli naliczyć odpowiednią stawkę VAT, zapłacić ten podatek na konto swojego urzędu jako VAT-9M (cały czas piszę o osobach niezarejesrtowanych jako czynni podatnicy VAT) i złożyć deklarację VAT-9M.
Zwróć uwagę, że na fakturach od Facebooka za usługi reklamowe bez względu na to, czy podasz swój NIP-UE czy też nie – nie ma naliczonego podatku VAT. Ponadto na dole faktury znajduje się informacja dla Ciebie o treści: „Customer to account for any VAT arising on this supply in accordance with Article 196, Council Directive 2006/112/EC.” – która właśnie oznacza, że to Ty, czyli kupująca, powinnaś naliczyć (i odprowadzić) od tej transakcji podatek VAT u siebie w kraju.
Co więcej, nawet jeśli jako przedsiębiorca nie masz NIP-UE i na fakturze od kontrahenta unijnego byłby tylko Twój „normalny” NIP (bez prefiksu PL), a kontrahent naliczyłby podatek VAT – i tak jesteś zobowiązana do potraktowania tej transakcji jako importu usług i naliczenia podatku wg krajowej stawki VAT. W takim przypadku podstawą opodatkowania będzie wartość brutto z faktury, czyli łącznie z VAT naliczonym przez sprzedawcę z UE.
Kolejną często spotykaną sytuacją jest ta, w której to polski kontrahent świadczy usługi na rzecz kontrahenta z Unii Europejskiej. I w tej sytuacji też już pierwszą taką transakcją musi mieć NIP-UE.
Ponadto na wystawianej fakturze dla kontrahenta unijnego koniecznie musi znaleźć się informacja, że to on będzie zobowiązany od tej transakcji naliczyć i odprowadzić podatek VAT u siebie w kraju. Obowiązkowo zatem muszą pojawić się słowa „Odwrotne obciążenie” lub „Reverse charge”.
W sytuacji sprzedaży (eksportu) usług do UE zobowiązana też jesteś do składania do urzędu skarbowego miesięcznych informacji podsumowujących VATUE. Wykazujesz w nich NIP unijny kontrahenta (lub kontrahentów) oraz wartość dokonanej sprzedaży.
USŁUGI ELEKTRONICZNE
Przy tej okazji warto też wspomnieć o usługach elektronicznych, bo ich katalog niekoniecznie musi być dla Ciebie oczywisty i możesz niektóre z nich wziąć za towar a nie usługę.
Gdyby chcieć zdefiniować usługi elektroniczne, to byłyby to przede wszystkim usługi świadczone za pomocą środków komunikacji elektronicznej, głównie Internetu, których świadczenie jest zasadniczo zautomatyzowane i nie wymaga dużego wkładu pracy człowieka, a realizacja tych usług bez technologii telekomunikacyjnej jest niemożliwa.
Zgodnie z przepisami unijnymi za usługi elektroniczne uważa się np.:
- oprogramowanie
- tworzenie stron internetowych
- sterowniki
- uzyskiwanie dostępu i pobieranie obrazów, fotografii i wygaszaczy ekranu
- zawartość książek w formie cyfrowej (e-book) i innych publikacji elektronicznych
- pobieranie aplikacji i gier na komputery i telefony komórkowe
- kursy online (gdzie udział człowieka jest niewielki lub nie ma go wcale) itd.
Zatem jeśli kupujesz np. fonty lub grafiki albo e-booka od kontrahenta z UE i jest to zakup firmowy – musisz mieć NIP unijny (który podajesz do faktury) i musisz naliczyć i odprowadzić VAT w Polsce.
Ostatni punkt zobowiązujący do posiadania NIP unijnego to wewnątrzunijny zakup towarów. W tej sytuacji rejestracja do VAT-UE nie jest od razu wymagana, a dopiero po przekroczeniu limitu 50.000 zł w danym roku. Po takiej rejestracji masz obowiązek rozliczać się z tych transakcji na formularzu VAT-8 oraz składać informacje podsumowujące VATUE.
Przejdźmy teraz do podatników VAT i tego, kiedy musza się zarejestrować do VAT-UE
Czynni podatnicy VAT są zobowiązani do rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem pierwszej transakcji:
- nabycia usług od kontrahentów unijnych (sytuacje, gdzie miejscem opodatkowania tych usług jest kraj siedziby usługobiorcy tj. Twój, czyli Polska);
- sprzedaży swoich usługi kontrahentom unijnym (sytuacje, gdzie miejscem opodatkowania tych usług jest kraj siedziby usługobiorcy tj. kontrahenta, czyli kraj z UE);
- nabycia towarów od kontrahentów unijnych;
- sprzedaży towarów kontrahentom unijnym.
Dwie pierwsze sytuacje są analogiczne do tych opisanych przy okazji nievatowców, poza tym, że tutaj transakcje będą rozliczane po prostu w deklaracji VAT (JPK-VAT), a nie w deklaracji VAT-9M. Podatek od tych transakcji zostanie jednocześnie wykazany jako podatek należny po stronie sprzedaży i jako podatek naliczony po stronie zakupu.
Natomiast jak widzisz u VAT-owców nie ma już limitu 50.000 zł, jeżeli chodzi o nabycia towarów. Jeśli chcesz nabywać towary lub je sprzedawać do krajów UE innych niż Polska, musisz od razu (przed pierwszą transakcją) zarejestrować się na potrzeby VAT-UE.
JAK DOKONAĆ REJESTRACJI DO VAT-UE + MAŁY HACZYK
Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, to aby zarejestrować się do VAT-UE musisz złożyć formularz VAT-R.
Na druku VAT-R (opisuję wersję nr 15 obowiązującą od 01-07-2022):
- zaznaczasz w poz. 4 kwadrat „rejestracja”,
- wpisujesz swój urząd (z miejsca zamieszkania) oraz swoje dane (jako „osoba fizyczna” i adres zamieszkania),
- a na drugiej stronie zaznaczasz odpowiednie kwadraty w C1 (najczęściej będzie to kwadrat. nr 29) i obok wpisujesz datę (co najmniej dzień kolejny niż złożenie VAT-R),
- na kolejnej stronie wypełniasz blok C3 i tu są aż 3 możliwości – albo rejestrujesz się tylko do wewnątrzwspólnotowych usług (kwadrat 61) albo tylko do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (kwadrat 60) albo do obydwu naraz,
- w poz. 63 wpisujesz datę – i to będzie z reguły ta sama data, co wcześniej,
- na końcu wypełniasz część D i E.
Jeśli jesteś już zarejestrowanym podatnikiem VAT, to aby uzyskać wpis do rejestru VAT-UE, musisz zrobić aktualizację zgłoszenia VAT-R. Wtedy w części C3 zaznaczasz pole 59 i wpisujesz odpowiednią datę w poz. 62.
HACZYK
Jeśli zarejestrujesz się tylko do wewnątrzwspólnotowych usług (a to jest najczęściej występująca opcja), to… nie jesteś zarejestrowana do wewnątrzwspólnotowych nabyć. Wobec czego pamiętaj, żeby nie podawać swojego unijnego NIP do faktur dokumentujących nabycie towarów od kontrahentów z UE. Niestety może być to pewien kłopot, bo kontrahenci unijni często sami sobie pobierają nasz NIP-UE (figuruje on w unijnym rejestrze VIES) i nie wiedzą, że u nas w Polsce jest osobna rejestracja do usług, a osobna do nabyć towarów (bo mamy ww. limit 50.000 zł). Potem taka faktura jest delikatnie mówiąc kłopotliwa do rozliczenia księgowo, ponieważ kontrahent wystawia fakturę bez VAT i obliguje polskiego nabywcę do jego naliczenia i zapłaty, a nabywca nie ma takiego obowiązku… i robi się bałagan.
Przy tej okazji muszę jeszcze wspomnieć o czynnościach, jakie będzie przeprowadzał urząd skarbowy, zanim Cię zarejestruje do VAT-UE. Niestety taka rejestracja nie odbywa się z automatu. Urząd skarbowy zanim wpisze Ciebie do rejestru i nada NIP-UE, będzie chciał Ciebie „poznać”. Najczęściej poprosi o tytuł prawny do lokalu, w którym masz zgłoszoną siedzibę i opis tego, czym się zajmujesz. Zdarza się też, że udaje się z osobistą wizytą (w postaci swoich miłych pracowników). Na szczęście aktualnie coraz rzadziej.
Wyrejestrowanie z VAT-UE
Przepisy stanowią, że jeśli zaprzestaniesz jako zarejestrowany podatnik VAT-UE wykonywać transakcje unijne, to musisz zgłosić ten fakt swojemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Robisz to poprzez aktualizację formularza VAT-R. Zgłoszenie zaprzestania składa się w terminie 15 dni, licząc od dnia zaistnienia tej okoliczności.
Istnieje też możliwość, że urząd sam wyrejestruje Ciebie z VAT-UE. Zrobi to, gdy:
- nie złożysz obowiązkowej w danym okresie ani przez okres kolejnych 3 miesięcy informacji podsumowującej VATUE;
- nie wykażesz sprzedaży lub zakupu towarów wraz z kwotą podatku do odliczenia w deklaracji VAT za okres 3 kolejnych miesięcy lub kwartału.
* wpis dot. jednoosobowych działalności gospodarczych
P.S. Jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.
