Prowadzisz firmę, rozwijasz ją w Internecie i korzystasz z zagranicznych narzędzi? Kupujesz reklamy na Facebooku, tworzysz grafiki w Canvie albo opłacasz Zooma? Jeśli tak, to gratuluję – właśnie wkroczyłaś w świat importu usług.
Choć nazwa kojarzy się z kontenerami płynącymi z Chin, w rzeczywistości dotyczy to większości z nas – przedsiębiorczych kobiet działających online. Dziś wyjaśnię Ci krok po kroku, o co w tym chodzi, jak to ugryźć i dlaczego (niestety) musisz zapłacić podatek, nawet jeśli na fakturze go nie ma.
Co to jest ten cały „Import usług”?
Mówiąc najprościej: import usług występuje wtedy, gdy polska firma kupuje usługę od firmy, która ma siedzibę w innym kraju.
Co do zasady w świetle przepisów, miejscem opodatkowania takiej usługi jest kraj nabywcy – czyli w naszej sytuacji Polska. To oznacza, że zagraniczny sprzedawca (np. Facebook z siedzibą w Irlandii) wystawia Ci fakturę bez podatku VAT, a obowiązek naliczenia i rozliczenia tego podatku w Polsce spada na Ciebie. Dlaczego? Bo taka usługa jest „spożytkowana” na terenie naszego kraju, zatem u nas powinien być odprowadzony podatek od konsumpcji, czyli VAT.
Jakie to mogą być faktury?
Najczęściej spotkasz się z tym przy zakupie usług elektronicznych i cyfrowych. Typowe przykłady w kobiecym biznesie to:
- Reklamy: Facebook Ads, Instagram Ads, Google Ads, Pinterest Ads.
- Narzędzia graficzne i wideo: Canva, Adobe Creative Cloud.
- Komunikacja i spotkania: Zoom, Skype.
- Newslettery i automatyzacja: MailerLite, ConvertKit, ActiveCampaign.
- Hosting i domeny: kupione u zagranicznych dostawców.
- Platformy sprzedażowe: Prowizje od sprzedaży na Etsy czy Amazon.
Większość gigantów technologicznych (Google, Meta, Adobe), mimo że są z USA, swoje faktury dla europejskich klientów wystawia przez oddziały w Irlandii. Dlatego traktujemy to jako transakcje wewnątrzunijne. Ale nawet jeśli wystawialiby z siedzib spoza UE – nadal byłby to import usług i Ty musiałabyś naliczyć i odprowadzić VAT w Polsce.
„Ale na fakturze jest 0% VAT!”
Kiedy otrzymujesz fakturę od zagranicznego kontrahenta (np. od Google), często widzisz na niej kwotę netto i adnotację Reverse Charge (odwrotne obciążenie) lub stawkę 0% / „nie podlega”.
To nie oznacza, że usługa jest zwolniona z VAT-u! To oznacza tylko tyle, że Google nie doliczył swojego VAT-u, bo Ty musisz doliczyć polski VAT (zazwyczaj 23%).
VATUE – Czy musisz się rejestrować?
Zakupy usług od zagranicznych kontrahentów wymagają od Ciebie rejestracji do tzw. VATUE, czyli do uzyskania NIP-u unijnego. I chociaż nazywa się to NIPUE, to dotyczy również nabywania usług spoza UE.
Zatem zanim kupisz pierwszą usługę od firmy z innego kraju (np. reklamę na Facebooku), powinnaś zarejestrować się jako podatnik VATUE.
Uwaga! Rejestracja do VATUE dotyczy zarówno czynnych podatników VAT jak i nievatowców. Aby uzyskać unijny NIP musisz wypełnić i złożyć w swoim urzędzie VAT-R (nawet jeśli już go kiedyś składałaś, aktualizujesz go o pole dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych). Po weryfikacji przez urząd otrzymujesz unijny NIP, czyli przedrostek „PL” przed swoim NIP-em. Ten numer (PL + NIP) podajesz w ustawieniach konta na Facebooku, w Canvie czy Google.
Dobra wiadomość jest taka, że jeśli nie jesteś Vatowcem, to rejestracja do VAT-UE nie sprawia, że stajesz się „pełnym” vatowcem w Polsce, jeśli korzystasz ze zwolnienia. Nadal możesz być zwolniona z VAT przy sprzedaży swoich usług i/lub towarów w kraju.
Jak to rozliczać, czyli dwa scenariusze
Sposób rozliczenia zależy od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia.
SCENARIUSZ 1: Jesteś czynnym podatnikiem VAT (Vatowiec)
Dla Ciebie import usług jest zazwyczaj neutralny podatkowo.
- Dostajesz fakturę na 100 zł (netto).
- Doliczasz do niej polski VAT (23%), czyli 23 zł.
- W deklaracji JPK_V7 wykazujesz te 23 zł po stronie sprzedaży (VAT należny) ORAZ po stronie zakupów (VAT naliczony).
- Efekt: 23 zł – 23 zł = 0 zł. Nie wpłacasz fizycznie podatku do urzędu, ale musisz to wykazać w papierach.
Uwaga: Musisz przeliczyć walutę (EUR/USD) na złotówki według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed wystawieniem faktury.
SCENARIUSZ 2: Jesteś zwolniona z VAT (Nievatowiec)
Tu sprawa wydaje się nieco bardziej bolesna dla Twoich finansów, ale tylko pozornie.
- Dostajesz fakturę na 100 zł (netto).
- Mimo że nie jesteś vatowcem na co dzień, od tej konkretnej transakcji musisz naliczyć i zapłacić VAT.
- Obliczasz 23% od kwoty z faktury (po przeliczeniu na złotówki).
- Składasz deklarację VAT-9M.
- Wpłacasz wyliczony podatek na swoje mikrorachunek podatkowy.
Termin: Deklarację VAT-9M składasz i podatek wpłacasz do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (czyli zazwyczaj po miesiącu zakupu usługi).
Przykład: Kupiłaś dostęp do Canvy we wrześniu. Do 25 października musisz złożyć VAT-9M i przelać naliczony VAT do urzędu skarbowego.
Dla Ciebie teoretycznie jest to dodatkowy koszt prowadzenia firmy (który możesz wrzucić w koszty uzyskania przychodu w kwocie brutto, czyli cena usługi + zapłacony VAT), jednak nie do końca. Gdybyś kupiła tę usługę jako osoba prywatna, to wtedy zagraniczny kontrahent doliczyłby sam ten VAT w stawce dla danej usługi, czyli i tak musiałabyś go zapłacić (tylko wtedy do urzędu za Ciebie odprowadza go zagraniczny kontrahent).
Podsumowanie – checklista dla Ciebie
Aby spać spokojnie i nie bać się kontroli, pamiętaj o tej kolejności:
- Przed zakupem: Złóż formularz VAT-R i zarejestruj się do VAT-UE (uzyskaj NIP z „PL”).
- W ustawieniach konta (FB, Google, Canva): Wpisz swój NIP z przedrostkiem PL i zaznacz, że jesteś firmą.
- Pobierz fakturę: Sprawdź, czy nie ma na niej naliczonego zagranicznego VAT-u (powinna być kwota netto lub adnotacja o odwrotnym obciążeniu).
- Księgowość:
- Vatowiec: Przekaż fakturę księgowej (rozliczy to neutralnie w JPK).
- Nievatowiec: Przekaż fakturę księgowej (naliczy podatek i złoży deklarację VAT-9M, a Ty go zapłacisz na swój mikrorachunek podatkowy).
P.S. Jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.
