Koniec roku w firmie to czas podsumowań, planowania, ale też… pewnych obowiązków księgowych. Jednym z nich, często budzącym wątpliwości, jest spis z natury, czyli popularny remanent.
Wiele z was prowadzących jednoosobowe działalności (JDG), szczególnie w branży usługowej, zastanawia się: „Czy to mnie w ogóle dotyczy?”. Zatem w tym wpisie wszystko Wam tłumaczę, żebyście nie miały już żadnych wątpliwości.
Po co w ogóle robimy spis z natury?
To nie jest „sztuka dla sztuki”. Spis z natury jest absolutnie kluczowy do prawidłowego ustalenia Twojego dochodu do opodatkowania za cały rok.
Prowadząc Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), na bieżąco wrzucasz w koszty wszystkie zakupione towary czy materiały. Ale co, jeśli na koniec roku (31 grudnia) część tych rzeczy nadal fizycznie leży na Twojej półce lub w magazynie? Nie możesz uznać za koszt podatkowy czegoś, czego jeszcze nie sprzedałaś lub nie zużyłaś do produkcji.
Spis z natury „koryguje” Twoje roczne koszty. Ujmując to prosto:
- Jeśli masz na koniec roku więcej towaru niż na początku, Twój dochód (i podatek) wzrośnie.
- Jeśli masz mniej towaru (bo np. wyprzedawałaś zapasy), Twój dochód (i podatek) zmaleje.
To narzędzie, które zapewnia, że Twój podatek jest obliczony od faktycznego dochodu, a nie tylko od przepływów na fakturach.
Rozliczenie robisz ściśle rzecz ujmując tzw. różnicą remanentów. Czyli zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o PIT dochód powiększa się lub pomniejsza o różnicę powstałą w wyniku porównania remanentu końcowego z początkowym. Więc znaczenie ma też remanent początkowy – jeżeli nie zaczynasz prowadzenia działalności, to remanentem początkowym na kolejny rok będzie ten końcowy z poprzedniego roku (czyli robiąc remanent na koniec 2025, nie musisz robić remanentu początkowego na 2026, bo to ten sam remanent).
Kiedy dokładnie trzeba go zrobić?
Obowiązek sporządzenia spisu z natury masz w kilku momentach:
- Na dzień 31 grudnia (spis na koniec roku podatkowego).
- Na dzień 1 stycznia (ale tu już wspomniałam – spisem na 1 stycznia jest po prostu spis z 31 grudnia poprzedniego roku).
- Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.
- Na dzień likwidacji firmy lub zmiany wspólnika.
Nawet jeśli fizycznie liczysz towar 2 stycznia, spis musi odzwierciedlać stan magazynowy na koniec dnia 31 grudnia.
Co musi znaleźć się w spisie?
Spis z natury to nie jest inwentaryzacja Twojego firmowego samochodu, biurka, laptopa czy firmowego ekspresu do kawy (bo to z reguły są środki trwałe lub wyposażenie i tego nie ujmujemy w tym spisie).
W spisie ujmujesz wyłącznie:
- Towary handlowe – czyli wszystko, co kupiłaś z zamiarem odsprzedaży w niezmienionej formie.
- Materiały podstawowe i pomocnicze np. tkaniny, jeśli szyjesz; komponenty, jeśli tworzysz biżuterię
- Produkcję w toku np. nieskończone zlecenia, projekty, które mają materialną formę.
- Wyroby gotowe i półwyroby – to, co już wyprodukowałaś, ale jeszcze nie sprzedałaś.
- Warto też ująć towary uszkodzone czy przeterminowane (wycenia się je wtedy według ich realnej wartości).
Czy firmy usługowe TEŻ muszą robić spis?
I tu dochodzimy do sedna sprawy i największej niespodzianki! TAK. Obowiązek sporządzenia spisu z natury dotyczy KAŻDEJ przedsiębiorczyni prowadzącej KPiR.
Nawet jeśli jesteś wirtualną asystentką, graficzką, coachem, programistką czy prowadzisz inną działalność 100% usługową i nie masz fizycznie żadnych towarów na sprzedaż – i tak musisz to zrobić.
Jak? W takiej sytuacji sporządzasz „remanent zerowy”. Na arkuszu spisowym wpisujesz po prostu pozycję „Towary handlowe” z ilością „0” i wartością „0 zł”. To formalność, ale absolutnie obowiązkowa. Brak „zerowego” spisu jest błędem formalnym.
Formularze i rozliczenie – czyli co dalej?
Jak zabrać się za remanent i skąd wziąć formularz?
Policzone towary, materiały itd. wpisujesz w specjalny arkusz remanentu. Nie ma jednego, oficjalnego druku z ministerstwa. Możesz użyć darmowego wzoru pobranego z internetu (wpisz w Google „arkusz spisu z natury wzór”) lub stworzyć prostą tabelę w Excelu.
Ważne, by zawierała:
- Nazwę firmy i datę spisu
- Nazwę towaru/materiału
- Jednostkę miary (szt., kg, m)
- Policzoną ilość
- Cenę jednostkową (zawsze cenę zakupu lub koszt wytworzenia)
- Łączną wartość pozycji
Spisu nie wysyła się do Urzędu Skarbowego, chyba że urząd sam o to poprosi podczas kontroli.
A jak się go „rozlicza”? Spis musisz podsumować i ustalić jego łączną wartość. Następnie:
- Dołączasz go jako ostatni dokument do Twojej KPiR za grudzień. Musisz go przechowywać razem z całą dokumentacją księgową (standardowo przez 5 lat).
- Wpisujesz jego wartość do KPiR (w programach księgowych jest do tego specjalna funkcja lub wpisuje się go jako ostatnią pozycję w księdze).
To właśnie ta wartość końcowa posłuży Twojej księgowej (lub Tobie w programie do księgowości) do ostatecznego „zamknięcia” roku i wyliczenia podatku w zeznaniu rocznym PIT-36 lub PIT-36L.
Podsumowując: Spis z natury to obowiązek każdej z nas na JDG (prowadzącej KPiR). Jeśli masz towary – liczysz je i wyceniasz. Jeśli masz tylko usługi – sporządzasz „remanent zerowy”.
Potraktuj to jako chwilę na audyt swojej działalności i spokojne wejście w nowy rok podatkowy.
P.S. Jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.