Wcale nie tak rzadko zdarza się, szczególnie na początku prowadzenia działalności, że ktoś z rodziny albo inna bliska osoba będzie chciała Cię wesprzeć. Najczęściej będą to pieniądze, ale też np. nowy czy używany sprzęt, który usprawni Twoją pracę. Takie gesty to darowizna dla Twojej firmy, która w jednoosobowej działalności gospodarczej jest jak najbardziej możliwa, ale wiąże się z pewnymi formalnościami.
Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Jak przyjąć wsparcie, by nie narazić się na problemy z urzędem skarbowym? Ten artykuł to Twój przewodnik po świecie darowizn w firmie. Krok po kroku wyjaśniam, od kogo możesz przyjąć darowiznę, jak ją udokumentować i co z podatkami.
Co może być darowizną dla Twojej firmy?
Darowizna to, najprościej mówiąc, nieodpłatne przekazanie przez darczyńcę jakiegoś składnika majątku na Twoją rzecz. W kontekście Twojej firmy, przedmiotem darowizny mogą być:
- Pieniądze – przelane na konto firmowe lub osobiste.
- Rzeczy ruchome – np. laptop, samochód, specjalistyczna maszyna, meble biurowe.
- Nieruchomości – lokal, w którym prowadzisz działalność.
- Prawa majątkowe – np. licencje na oprogramowanie czy prawa autorskie.
Pamiętaj, że jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jesteś osobą fizyczną. Oznacza to, że darowiznę otrzymujesz Ty, a następnie możesz ją wprowadzić do swojej firmy.
Od kogo możesz dostać darowiznę? To ważne dla podatków!
To, kto przekazuje Ci darowiznę, ma zasadnicze znaczenie dla sposobu jej opodatkowania. Nasze prawo dzieli darczyńców na tzw. grupy podatkowe.
1. Darowizna od najbliższej rodziny (tzw. „grupa 0”)
To najkorzystniejsza opcja. Do tej grupy zaliczają się: małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, dziadkowie, pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha.
Podatki: Darowizna od tych osób jest całkowicie zwolniona z podatku od spadków i darowizn, niezależnie od jej wartości.
Warunki do spełnienia:
- Zgłoszenie do urzędu skarbowego: Musisz zgłosić otrzymanie darowizny na formularzu SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od dnia jej otrzymania.
- Udokumentowanie darowizny pieniężnej: Jeśli darowizna jest w formie pieniężnej, musi być przekazana przelewem bankowym lub przekazem pocztowym. To absolutnie kluczowy warunek, by móc skorzystać ze zwolnienia! Chodzi o to, by urząd miał dowód na to, od kogo i ile pieniędzy faktycznie otrzymałaś.
Jeśli darowizna jest dokonywana w formie aktu notarialnego (np. w przypadku nieruchomości), notariusz zajmie się zgłoszeniem i nie musisz już składać SD-Z2.
2. Darowizna od dalszej rodziny i osób obcych (grupy I, II i III)
Tutaj również obowiązuje podatek od spadków i darowizn, ale pojawiają się kwoty wolne od podatku. Oznacza to, że nie zapłacisz podatku, jeśli wartość darowizny od jednej osoby w ciągu 5 lat nie przekroczy (to są limity na 2025, warto sprawdzać co roku, czy się nie zmieniły):
- 36 120 zł – dla I grupy podatkowej (teściowie, zięć, synowa).
- 27 090 zł – dla II grupy podatkowej (dalsi krewni, np. rodzeństwo rodziców, zstępni rodzeństwa).
- 5 733 zł – dla III grupy podatkowej (osoby obce, przyjaciele, partnerzy w nieformalnych związkach).
Jeśli wartość darowizny przekroczy te kwoty, masz obowiązek w ciągu miesiąca złożyć w urzędzie skarbowym zeznanie SD-3 i zapłacić należny podatek od nadwyżki.
3. Uwaga na „darowiznę” od kontrahenta!
Co, jeśli kontrahent w ramach „dobrej współpracy” chce Ci „podarować” np. nowy sprzęt? Tutaj musisz uważać. Z punktu widzenia urzędu skarbowego takie świadczenie bardzo rzadko jest traktowane jak klasyczna darowizna.
Interpretacja Dyrektora IS w Bydgoszczy z 20 grudnia 2012 roku (sygn. akt ITPB3/423-608b/12/PS):
„Przychodem co do zasady jest w szczególności wartość otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo nieodpłatnie rzeczy lub praw, a także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo nieodpłatnych świadczeń, z wyjątkiem świadczeń związanych z używaniem środków trwałych otrzymanych przez zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, spółki użyteczności publicznej z wyłącznym udziałem jednostek samorządu terytorialnego albo ich związków od Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub ich związków w nieodpłatny zarząd bądź używanie.„
Najczęściej zostanie uznane za przychód z działalności gospodarczej (w formie tzw. nieodpłatnego świadczenia). Oznacza to, że wartość rynkową otrzymanego sprzętu musisz:
- Wykazać jako przychód w swojej ewidencji (np. KPiR).
- Opodatkować podatkiem dochodowym (PIT) zgodnie ze swoją formą opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt).
Zawsze w takich sytuacjach zachowaj ostrożność i upewnij się, że intencje obu stron są jasno udokumentowane.
Jak prawidłowo udokumentować darowiznę?
Dobra dokumentacja to podstawa Twojego spokoju w razie kontroli. Oto co warto mieć:
- Umowa darowizny: Zawsze warto spisać prostą umowę na piśmie. Powinna zawierać dane darczyńcy i obdarowanej, datę, określenie przedmiotu darowizny oraz oświadczenia obu stron. Dla nieruchomości forma aktu notarialnego jest obowiązkowa.
- Dowód przekazania:
- Dla pieniędzy: potwierdzenie przelewu lub przekazu pocztowego.
- Dla rzeczy: protokół zdawczo-odbiorczy, w którym opiszecie przekazywany przedmiot, jego stan i szacunkową wartość.
- Zgłoszenie do urzędu skarbowego: Kopie złożonych formularzy SD-Z2 lub SD-3.
Darowizna a podatek dochodowy (PIT) i VAT w Twojej firmie
Podatek dochodowy (PIT) – co do zasady, jeśli darowizna podlega przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn (czyli pochodzi od rodziny lub osób obcych), to nie jest ona Twoim przychodem z działalności gospodarczej. Nie płacisz od niej podatku dochodowego. Uwaga! Pamiętaj, że inaczej jest przy darowiznach od kontrahentów (por. punkt Uwaga na „darowiznę” od kontrahenta!).
Jeśli jednak otrzymany w darowiźnie przedmiot (np. laptop) chcesz wykorzystywać w firmie i wprowadzić go do ewidencji środków trwałych, pamiętaj o ważnej zasadzie: nie możesz wliczać w koszty odpisów amortyzacyjnych od jego wartości, jeśli darowizna była zwolniona z podatku. Możesz go używać, ale nie pomniejszy on Twojego podatku dochodowego.
Podatek VAT – otrzymanie darowizny jest co do zasady neutralne na gruncie podatku VAT dla Ciebie jako obdarowanej. To darczyńca, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT i przy zakupie darowanej rzeczy odliczył VAT, może mieć obowiązek naliczenia i odprowadzenia podatku VAT należnego od tej transakcji. Dla Ciebie oznacza to tyle, że otrzymujesz przedmiot, a kwestia VAT leży po stronie darczyńcy.
Podsumujmy!
Darowizny to świetny sposób na wsparcie Twojego biznesu. Pamiętaj jednak o kluczowych zasadach:
- Darowizny od najbliższej rodziny? Najlepiej! Ale nie zapomnij o zgłoszeniu na druku SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy i przelewie bankowym.
- Wsparcie od osób obcych? Pilnuj limitów kwot wolnych od podatku.
- „Prezent” od kontrahenta? Uważaj, to najprawdopodobniej przychód do opodatkowania PIT.
- Dokumentacja to podstawa! Zawsze miej pod ręką umowę i dowód przekazania darowizny.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości – zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub ze swoją księgową albo księgowym.
P.S. Jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.