Prowadzisz własną firmę i czeka Cię wyjazd do innej miejscowości albo kraju na targi, spotkanie z klientem, szkolenie czy konferencję branżową? Podróże służbowe to jeden z tych aspektów własnego biznesu, który daje poczucie swobody i otwiera nowe możliwości. Niestety mało osób wie, jak taki wyjazd prawidłowo rozliczyć.
Przygotowałam dla Ciebie kompletny przewodnik po rozliczaniu podróży służbowej w jednoosobowej działalności gospodarczej. Dowiesz się, jak policzyć diety, co z fakturami za hotel i czy kawa z klientem na mieście może być kosztem firmowym.
Dieta, czyli Twój zwrot za wyżywienie
Kiedy jesteś w podróży służbowej, z założenia wydajesz więcej na jedzenie niż na co dzień w domu. I właśnie na pokrycie tych zwiększonych kosztów przeznaczona jest dieta. Co najważniejsze jako właścicielka firmy możesz zaliczyć wartość diet do kosztów uzyskania przychodu, nie zbierając przy tym rachunków za każdą kanapkę czy obiad. Wystarczy, że udowodnisz sam fakt odbycia podróży w celach firmowych.
Wysokość diety zależy od tego, czy podróżujesz po Polsce, czy wyjeżdżasz za granicę.
Na terenie Polski w 2025 roku obowiązuje jedna stawka: pełna dieta krajowa to 45 zł.
Jak liczyć czas trwania podróży?
- Poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje.
- Od 8 do 12 godzin – przysługuje Ci połowa diety, czyli 22,50 zł.
- Powyżej 12 godzin – należy Ci się pełna dieta, czyli 45 zł.
Jeśli wyjazd trwa dłużej niż jedną dobę, za każdą pełną dobę liczysz 45 zł. Za ostatni, niepełny dzień, stosujesz powyższe zasady: jeśli trwał do 8 godzin – dostajesz połowę diety, a jeśli powyżej 8 godzin – całą.
Przy podróżach zagranicznych wygląda to nieco inaczej. Stawka diety jest różna dla każdego kraju. Na przykład w 2025 roku diety wynoszą:
- Niemcy: 49 EUR
- Czechy: 41 EUR
- Wielka Brytania: 45 GBP
- Belgia: 55 EUR
Pełną i aktualną tabelę stawek dla wszystkich państw znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Zasady liczenia czasu podróży za granicą:
- Do 8 godzin – przysługuje Ci 1/3 diety.
- Od 8 do 12 godzin – należy Ci się połowa diety.
- Powyżej 12 godzin – otrzymujesz pełną dietę.
Ważne! Jeśli miałaś zapewnione wyżywienie (np. śniadanie w cenie noclegu w hotelu), musisz pomniejszyć swoją dietę. Zarówno w Polsce, jak i za granicą, obowiązują następujące potrącenia:
- Śniadanie: 15% diety (za granicą) lub 25% (w Polsce)
- Obiad: 30% diety (za granicą) lub 50% (w Polsce)
- Kolacja: 30% diety (za granicą) lub 25% (w Polsce)
Podsumowując, nie odliczysz faktur za swoje wyżywienie podczas podróży służbowej – do tego służy odliczenie diety. Swoją drogą, wysokość tych diet według mnie zupełnie nie przystaje do realiów i cen w restauracjach (chyba że ustawodawca uważa, że powinniśmy kupić sobie kilka bułek, parówki i tak przeżyć cały dzień wyjazdu).
Faktury w podróży, czyli co możesz wrzucić w koszty?
Oprócz diet, podczas wyjazdu generujesz także inne koszty, czasami całkiem niemałe. Teraz dowiesz się, które z nich możesz bez obaw rozliczyć w swojej firmie.
Faktury za nocleg
Faktura za hotel, pensjonat czy wynajęty apartament jest w 100% kosztem uzyskania przychodu (ale w VAT nie odliczysz noclegu). Pamiętaj tylko, aby wziąć fakturę na dane swojej firmy. Co istotne, w przeciwieństwie do pracowników, Ciebie jako właścicielki nie obowiązują żadne limity cenowe za dobę hotelową. Liczy się kwota z faktury.
Faktury za transport
Niezależnie od tego, jakim transportem podróżujesz, koszty dojazdu możesz rozliczyć jako zakupy.
- Samolot, pociąg, autobus: dowodem księgowym są bilety lub faktury.
- Samochód firmowy: wszystkie wydatki związane z przejazdem (paliwo, opłaty za autostrady, parkingi) rozliczasz na standardowych zasadach (albo 20% kosztów albo 75% kosztów – tu artykuł w temacie https://www.kobiecafirma.pl/prywatny-samochod-w-firmie-sprawdz-jak-odliczyc-koszty/).
- Możesz mieć jeszcze np. samochód z wypożyczalni: wtedy faktura za wypożyczenie idzie w koszty w 100%, a za paliwo itp. w 75%.
Faktury za posiłki i spotkania w restauracji
To najczęstszy dylemat przedsiębiorcy. Zasada jest taka, że faktury za Twoje własne posiłki NIE są kosztem firmowym. Urząd Skarbowy uznaje je za wydatek osobisty. Do pokrycia tych kosztów służy właśnie dieta. Inaczej jest z posiłkiem biznesowym. Jeśli zapraszasz do restauracji klienta lub kontrahenta, by omówić współpracę, to faktura za takie spotkanie MOŻE być kosztem firmowym (i jak z noclegiem, co do zasady nie odliczysz od tego VATu). Musisz jednak być w stanie udowodnić cel takiego spotkania – warto mieć np. potwierdzenie w korespondencji mailowej (Nie jest to już traktowane jako „reprezentacja”, a jako koszt związany z prowadzeniem biznesu.)
Inne wydatki
Możesz mieć jeszcze faktury za inne rzeczy, które odliczysz w związku z wyjazdem. Jeśli jedziesz na targi to np. za wstęp na targi albo za wykupione stoisko, jeżeli na konferencję to za wstęp, na szkolenie to za samo szkolenie itd. Ważne, żeby miało to związek z wyjazdem i Twoją działalnością.
Podsumowanie – Twoja checklista podróży służbowej
Aby spać spokojnie i nie martwić się ewentualną kontrolą, pamiętaj o tych trzech krokach:
- Dokumentuj cel podróży: zachowaj maile z klientem, bilet na konferencję czy umowę, którą jechałaś podpisać. To dowód, że wyjazd był związany z firmą.
- Zbieraj faktury i bilety: za hotel, przejazdy, parkingi. Pamiętaj, by prosić o faktury na dane firmowe.
- Rozlicz diety: tym z reguły, na Twój wniosek, zajmuje się biuro rachunkowe na podstawie dostarczonych przez Ciebie dokumentów i informacji.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości – zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub ze swoją księgową albo księgowym.
P.S. Jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.
