Prowadzisz własną firmę i zastanawiasz się nad chwilową albo dłuższą przerwą? Może potrzebujesz urlopu, a może po prostu masz sezonowy biznes i „poza sezonem” nie chcesz ponosić zbędnych kosztów? Rozwiązaniem może być zawieszenie działalności gospodarczej. W tym artykule krok po kroku wyjaśnię Ci, jak to zrobić, jakie są tego konsekwencje i o czym należy pamiętać, by wszystko odbyło się zgodnie z przepisami.
Jak i gdzie zawiesić działalność?
Zawieszenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest bezpłatne i możesz je zrobić na kilka sposobów. Twój wniosek o zawieszenie to nic innego jak aktualizacja wpisu w CEIDG (Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej). Firmę możesz zawiesić pod warunkiem, że nie masz pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub na podstawie powołania, wyboru lub mianowania (wyjątek to kiedy ci pracownicy są na czas zawieszenia na urlopie macierzyńskim, wychowawczym lub rodzicielskim).
Możesz to zrobić:
- Online: Najwygodniejszym i najszybszym sposobem jest skorzystanie z portalu Biznes.gov.pl. Wystarczy zalogować się za pomocą Profilu Zaufanego lub e-dowodu i wypełnić wniosek. System krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces.
- W urzędzie: Jeśli wolisz tradycyjne metody, możesz udać się do dowolnego urzędu miasta lub gminy. Na miejscu otrzymasz do wypełnienia formularz CEIDG-1. Pamiętaj, aby zabrać ze sobą dowód osobisty.
- Listownie: Istnieje również możliwość wysłania wypełnionego wniosku pocztą. W takim przypadku swój podpis na wniosku musisz poświadczyć notarialnie.
Co ważne, nie musisz osobno informować Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) ani urzędu skarbowego. CEIDG przekaże informację o zawieszeniu Twojej działalności do tych instytucji.
Na jak długo można zawiesić firmę?
Aktualnie jednoosobową firmę możesz zawiesić bezterminowo, jednak nie krócej niż na 30 dni. We wpisie możesz od razu wskazać datę odwieszenia i wtedy z tą datą Twoja działalność automatycznie zostanie wznowiona. Jednak nie musisz tego robić, możesz ją po prostu zawiesić na czas nieokreślony.
Zawieszenie działalności a ZUS i podatki
To jedna z największych zalet zawieszenia działalności. W tym okresie nie musisz płacić składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne. Jest jednak jeden warunek: zawieszenie musi obejmować pełen miesiąc kalendarzowy. Jeśli zawiesisz działalność np. w połowie miesiąca, za ten miesiąc będziesz musiała jeszcze zapłacić składkę zdrowotną w pełnej wysokości, a składki społeczne proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.
Jeśli chodzi o podatki, to w okresie zawieszenia jesteś zwolniona z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.
To, o czym warto pamiętać, to że jeżeli nie masz innego tytułu do ubezpieczeń, to podczas zwieszenia nie masz m.in. ubezpieczenia zdrowotnego. Tylko przez pierwsze 30 dni od zawieszenia działalności nadal masz prawo do świadczeń z NFZ, czyli możesz iść bezpłatnie do lekarza. Po tym okresie, aby zachować ciągłość ubezpieczenia musiałabyś albo zacząć opłacać dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne albo zgłosić się jako członek rodziny do ubezpieczenia innego członka rodziny.
Co można, a czego nie wolno robić podczas zawieszenia
Zawieszenie działalności oznacza przerwę w jej bieżącym prowadzeniu. Oznacza to, że w tym czasie nie możesz wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów.
Jednak nie oznacza to całkowitego zamrożenia wszelkich działań. W okresie zawieszenia masz prawo do:
- Przyjmowania należności, które powstały przed datą zawieszenia działalności (np. spływające płatności za wcześniej wystawione faktury).
- Regulowania zobowiązań powstałych przed zawieszeniem (np. opłacanie faktur kosztowych).
- Sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia (jeśli wznowisz działalność w trakcie roku, to wykazujesz tę sprzedaż w KPIR w pierwszym okresie po wznowieniu, jeśli nie wznowisz – to w zeznaniu rocznym; w VAT na bieżąco).
- Ponoszenia kosztów niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (np. czynsz za lokal, opłaty za prowadzenie firmowego konta bankowego).
- Uczestniczenia w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością.
- Podlegania kontroli na takich samych zasadach jak przedsiębiorcy prowadzący działalność.
Co z fakturami za zakupy w okresie zawieszenia?
Możesz otrzymywać faktury kosztowe za wydatki, które mają na celu utrzymanie lub zabezpieczenie źródła przychodu (z reguły koszty te wynikają z zawartych umów długoterminowych). Będą to na przykład faktury za czynsz za biuro lub lokal, usługi księgowe, abonament telefoniczny, raty leasingowe, opłaty za media. Takie wydatki możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – możesz je zaksięgować zbiorczo po wznowieniu działalności. Jeśli zawiesisz działalność na cały rok, koszty możesz rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym, w którym je poniosłaś.
Pamiętaj o obowiązkach – PIT i roczne rozliczenie składki zdrowotnej
Zawieszenie działalności nie zwalnia Cię z pewnych rocznych obowiązków.
Roczne zeznanie podatkowe (PIT): Po zakończeniu roku podatkowego, w którym Twoja działalność była zawieszona, musisz złożyć roczne zeznanie podatkowe i uwzględnić w nim przychody uzyskane przed zawieszeniem oraz ewentualne przychody ze sprzedaży majątku firmowego w trakcie zawieszenia (oraz nierozliczone koszty stałe).
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej ZUS: Nawet jeśli Twoja firma była zawieszona, w większości przypadków będziesz musiała złożyć roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne w deklaracji ZUS DRA za kwiecień kolejnego roku. Uwaga: Jeśli działalność zawiesiłaś na cały rok kalendarzowy (od 1 stycznia do 31 grudnia) i nie wznowiłaś jej do końca stycznia kolejnego roku, obowiązek złożenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej może Cię nie dotyczyć. Warto jednak zawsze zweryfikować aktualne przepisy lub skonsultować się ze swoją księgową lub księgowym.
Niekiedy zawieszenie działalności to najlepsza opcja dla naszego biznesu i dla nas, jednak pamiętaj, aby przed podjęciem decyzji dokładnie przeanalizować swoją sytuację i zaplanować wszystkie kroki.
P.S. Jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.
