Koszty podatkowe – obiad z kontrahentem. Ośmiorniczki czy pizza?

Czy możesz zaprosić swojego klienta lub kontrahenta do restauracji na obiad, a potem ten wydatek wrzucić w koszty podatkowe i odliczyć od niego VAT?

A jeśli tak, to czy ok będzie zaproszenie go np. do Atelier Amaro na “8 momentów” za 420 zł od osoby, czy raczej do pizzerii na pizzę za 20 zł?

A co z poczęstunkiem w firmie – kawa, woda, ciastka, owoce, kanapki, sushi, homar, ośmiorniczki, kawior Almas (to chyba najdroższy kawior na świecie)? Można odliczać czy nie?

No i co z alkoholem?

Na te pytania i nie tylko znajdziesz odpowiedź w dzisiejszym wpisie.

To, co interesuje nas przedsiębiorców w równiej mierze jak ilość zadowolonych klientów, to KOSZTY PODATKOWE, a Vatowców dodatkowo jeszcze możliwość odliczenia VAT.

Każdy wydatek, który można odliczyć, to mniejszy podatek do zapłacenia.

Niestety przepisy podatkowe nie pozwalają każdego wydatku, jaki tylko przyjdzie nam do głowy, wrzucać w koszty, czy odliczać od niego VAT. (Ekstra byłoby prawda? Kupujesz sobie torebkę Boy Chanel za 20.000 zł i wrzucasz ją w koszty).

I jeszcze jakiś czas temu takim wydatkiem, którego w ogóle nie można było odliczyć, był obiad z klientem lub kontrahentem. Każdy taki obiad/lunch/kolacja itp. były traktowane jako reprezentacja, a przepisy podatku dochodowego wprost wyłączają reprezentację z kosztów podatkowych.

Według art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.) Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Jednak w 2013 roku nastąpiła pozytywna dla podatników zmiana, do czego przyczyniły się:

• wyrok NSA wydany w składzie 7 sędziów z dnia 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11
  
• interpretacja ogólna z 25 listopada 2013 r. Ministra Finansów Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521
  
• ( + aktualnie inne wyroki sądów potwierdzające powyższe np. wyrok NSA z dnia 19 stycznia 2016 r. sygn. II FSK 2657/13, wyrok z dnia 08.01.2019 r. sygn. NSA II FSK 3524/16)
  

Od tego momentu w pewnych okolicznościach obiad z kontrahentem czy poczęstunek zorganizowany w firmie – mogą być kosztem podatkowym.

Jednak zanim przejdę do sedna sprawy, to chciałabym Ci wyjaśnić kilka ważnych kwestii i pojęć, które mają wpływ właśnie na to, co można odliczać i dlaczego.

1. Co to jest “reprezentacja”?

Według mnie pojęcie reprezentacji, to jeden z cięższych podatkowych tematów ever, bo może być różnie interpretowany. Oczywiście w przepisach podatkowych nie znajdzie się definicji tego pojęcia, wobec czego organy podatkowe i sądy administracyjne często posiłkują się definicją słownikową, która mówi, że:

reprezentacja to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007)

Zatem według organów podatkowych wszelkie firmowe wydatki, które mają zrobić jak najlepsze wrażenie na naszych kontrahentach czy klientach – „jacy to my nie jesteśmy wspaniali” (coś w stylu zastaw się a postaw się) – nie mogą być kosztem podatkowym.

Czyli nie wolno nam przedsiębiorcom np. zbyt „wystawnie” urządzić biura (paprotka za 12,99 zł jest w porządku, ale już drzewko bonsai za 490 zł niekoniecznie), nawet jeśli naszą firmę stać na to i są to pieniądze firmowe.

Co więcej – w trakcie kontroli podatkowej to konkretny urzędnik tak naprawdę zdecyduje, czy to drzewko bonsai to już reprezentacja czy jeszcze nie (jak się trafi jakiś zawistnik, to na bank będzie to dla niego reprezentacja).

Słyszałam o przypadku, w którym kontrolujący urzędnik stwierdził, że kupiony na firmę iphon nie może być kosztem podatkowym, bo jest „za drogi”, a to już jest reprezentacja (najlepiej chyba żeby wszyscy przedsiębiorcy używali Noki 3310).

2. Co to są „usługi gastronomiczne”, a co to jest „katering”?

Uwaga! Te kwestie mają znaczenie przy odliczaniu VATu, więc jeśli nie jesteś VATowcem – pomiń ten akapit.

USŁUGI GASTRONOMICZNE –  polegają na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany. Prościej mówiąc tam, gdzie go ugotują, tam też go podają, a gość często może też korzystać z dostępnej na miejscu infrastruktury jak stoły i krzesła czy toaleta. Wobec tego chodzi o restauracje, bary itp. 

USŁUGI KATERINGOWE – to przygotowywanie żywności dla odbiorców zewnętrznych czyli posiłki przygotowuje się w innym miejscu niż podaje – gotowe potrawy są dostarczane do miejsca wskazanego przez klienta. Katering to również organizowanie przyjęć.

I niestety nasz ustawodawca zabronił odliczania VAT od usług gastronomicznych, ale od usług kateringowych już nie:

Zgodnie z art. 88. ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2014 r.  o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.) Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych (…).

Ale! Do brzegu, do brzegu – kiedy obiad z kontrahentem i klientem może być kosztem i czy można odliczyć VAT?

Zarówno w podatku dochodowym jak i podatku VAT zakupy, które chcemy odliczyć powinny mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i to do Ciebie w razie kontroli podatkowej będzie należało udowodnienie, że dany wydatek taki związek posiada.

Dotyczy to również wydatków na usługi gastronomiczne, kateringowe oraz po prostu na produkty spożywcze (woda, kawa, ciastka, kanapki) podawane kontrahentom np. w siedzibie firmy – muszą mieć uzasadniony związek z działalnością gospodarczą.

Jeśli Twoja praca to zdalne usługi i nie przyjmujesz u siebie żadnych kontrahentów ani nie masz pracowników to raczej nie liczyłabym na przychylność organów podatkowych w kwestii odliczania artykułów spożywczych.

Inne są nieco zasady odliczania usług gastronomicznych, kateringowych czy produktów spożywczych serwowanych kontrahentom w podatku dochodowym a inne w podatku VAT.

Podatek dochodowy

Każdy zakup usług gastronomicznych, kateringowych czy artykułów spożywczych, który nosi znamiona reprezentacji (co to jest reprezentacja, pisałam wyżej) – nie będzie kosztem podatkowym, czyli nie odliczymy go w podatku dochodowym.  Dlatego tak ważny jest powód, dla którego go poniesiono.

Jeżeli spotkanie:

• dotyczy bieżących spraw firmy, działań marketingowych lub reklamowych (np. wprowadzenie nowego produktu), prowadzonego szkolenia, podpisania umowy lub kontraktu albo omówienia spraw związanych z prowadzonym aktualnie projektem i
• usługi gastronomiczne, kateringowe albo serwowane produkty spożywcze są niejako dodatkiem do tego spotkania,
• a ich “wartość” nie odbiega znacząco od przyjętej w takich sytuacjach praktyki

– to mogą zostać uznane za koszt podatkowy.

Wobec tego, czy możesz podać swoim kontrahentom np. ośmiorniczki albo zaprosić ich na obiad do Atelier Amaro i czy nie zostanie to uznane za koszt “reprezentacji”?. 

Myślę, że w tej kwestii duże znaczenie będzie miała np. wielkość Twojej firmy, generowany przez nią dochód czy praktyki stosowane w danej branży. Jeśli jesteś mikoro firemką, której miesięczny dochód to 3000 zł, to prawdopodobnie obiad dla kontrahenta za 500 zł zostanie uznany za wystawny i taki, który miał stworzyć bardzo korzystny wizerunek Twojej firmy („Zobacz, jak świetnie moja firma sobie radzi! Warto ze mną współpracować”). Więc będzie to reprezentacja i nie będzie kosztem podatkowym. I nie ważne, że zapłacisz z pieniędzy firmowych, że odkładałaś na ten obiad pół roku i to był kluczowy dla Ciebie klient. Taka mikro firemka według naszego prawa może częstować paluszkami i zapraszać co najwyżej na pizzę albo do maka (co innego taki gigant jak Google albo Coca-cola, dla nich obiad za 500 zł to pikuś i raczej nie będzie uznawany za zbyt wystawny…).

Dobre wyjaśnienie powyższego znajdziesz właśnie w ww. interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r. Ministra Finansów Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521:

cytuję:

1. Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków. 
2.  Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych etc, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych. 
3.  Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
4.  Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi przepisów art. 15 ust. 1 updop lub art. 22 ust. 1 updof, czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

---

Przykład 1: Zapraszasz klientów do siedziby firmy na prezentację nowych produktów. Serwujesz malutkie kanapeczki, babeczki, owoce, napoje – poczęstunek będzie kosztem.

Przykład 2: Zapraszasz kontrahenta do restauracji na obiad (zupa, drugie danie, deser, napoje – ceny nie odbiegają od przyjętych w takiej sytuacji norm) w celu sfinalizowana rozmów i podpisania umowy o współpracę  – usługi gastronomiczne są kosztem podatkowym.

Przykład 3: Zapraszasz kluczowego kontrahenta w celach towarzyskich do restauracji na wystawną kolację (po to by go nadal u siebie zatrzymać) – to spotkanie nie będzie kosztem podatkowym.

---

Podatek od towarów i usług – VAT

W podatku VAT nie można odliczyć zakupu usług gastronomicznych. 

Dlatego, jeśli jesteś VATowcem i będziesz miała fakturę na usługi gastronomiczne, to niestety nie odliczysz podatku naliczonego. Jednak taką fakturę w całości ujmiesz jako koszt w podatku dochodowym (o ile nie będzie to koszt reprezentacji).

Możesz natomiast odliczać VAT od zakupu usług kateringowych oraz produktów spożywczych jak kawa herbata, woda, słodycze, owoce itp. podawanych kontrahentom np. w siedzibie firmy pod warunkiem, że zakupy te będą miały bezsprzeczny związek z Twoją działalnością gospodarczą.

(A tak poza tym przepisy o VAT nie wyłączają z opodatkowania reprezentacji, o ile wydatki na nią mają ścisły związek z prowadzoną działalnością.)

A co z wydatkami na alkohol?

Inaczej należy rozpatrywać alkohol jako prezent dla kontrahenta (np. butelka wina w podziękowaniu za 5 lat owocnej współpracy), a inaczej jako dodatek do obiadu lub kolacji w restauracji.

Alkohol jako prezent

W podatku dochodowym alkohol jako prezent dla kontrahenta lub klienta organy podatkowe traktują jako koszt reprezentacji. Uważają, że tego typu prezent ma stworzyć pozytywny wizerunek firmy i że takim prezentem będziemy chcieli  wywrzeć super wrażenie (i nie ma znaczenia fakt, że to tylko wino za 15 zł, które w sumie chyba bardziej „obrażałoby” takiego kontrahenta). Wobec tego taki wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodów.

Natomiast ustawa o VAT nie wyłącza wprost prawa do odliczenia podatku naliczonego od alkoholu kupionego jako prezent dla kontrahenta czy klienta. Nawet jeżeli dla podatku dochodowego jest to reprezentacja. Jednak taki alkoholowy prezent musi mieć związek z działalnością podlegającą opodatkowaniu VAT.

Tylko pamiętaj, jeśli przysługiwało Ci prawo do odliczenia VAT z faktury za zakup tego alkoholu, to w chwili jego wręczania kontrahentowi/klientowi, może wystąpić obowiązek wykazania VAT należnego (czyli opodatkowania tego wręczenia jak normalnej sprzedaży). Chyba że potraktujesz to jako prezent o małej wartości, to jest taki, którego łączna wartość nie przekracza w roku podatkowym kwoty 100 zł (warunkiem jest, byś prowadziła ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym wręczyłaś te prezenty).

Alkohol spożywany przy okazji spotkań w restauracjach itp.

W podatku dochodowym sytuacja jest podobna do tej z obiadami w restauracjach czy innymi podawanymi np. w siedzibie firmy artykułami spożywczymi. Jeśli alkohol nie stanowi reprezentacji, czyli nie podajemy go, by pokazać jaki mamy gest (np. gdy do pizzy polewamy najdroższego szampana na świecie – Heidsiecka), to taki alkohol będzie kosztem podatkowym. Oczywiście nadal obowiązuje wykazanie związku takiego wydatku z naszą działalnością.

W podatku VAT również możliwe będzie odliczenie takiego zakupu, jeśli będziemy w stanie w razie kontroli przedstawić konkretny dowód, który wykaże bezsporny związek tego nabycia z działalnością naszej firmy. Inna sprawa jest taka, że mało kiedy dysponujemy fakturą z restauracji na zakup alkoholu, raczej na fakturze są wpisane po prostu usługi gastronomiczne – a te, jak już wskazałam wyżej, nie mogą być w VAT odliczane.

---

Mam nadzieję, że ten wpis choć trochę rozjaśnił Ci temat możliwości odliczania obiadów albo deserów, na które zapraszasz swoich klientów lub kontrahentów.

Dla podsumowania całości oraz lepszego przyswojenia wiedzy, przygotowałam dla Ciebie mapę myśli obrazującą najważniejsze kwestie.

Poniżej znajdziesz Mapę Myśli do pobrania w formacje pdf

Chciałabyś otrzymywać powiadomienia o najnowszych wpisach? Zapisz się na Newsletter Kobiecej Firmy.

Masz pytania do opisanego przeze mnie tematu? Pisz proszę w komentarzu, postaram się odpowiedzieć.