Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i używasz swojego prywatnego samochodu do celów służbowych? To zasadniczo masz dwie opcje w rozliczaniu kosztów jego używania.
W tym wpisie rozpatrzę dla Ciebie dwa przypadki. Pierwszy, kiedy Twój prywatny samochód nie jest środkiem trwałym w firmie. I drugi, kiedy zdecydujesz się go wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Oba przypadki tego wpisu dotyczą sytuacji, gdy samochód jest tylko Twoją własnością tzn. kupiłaś go sama i na fakturze zakupu lub w umowie figurujesz tylko Ty.
Przypadek pierwszy – nie wprowadzasz samochodu do środków trwałych.
Gdy korzystasz z prywatnego samochodu osobowego w swojej firmie, ale nie jest on jej środkiem trwałym, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 20% poniesionych wydatków związanych z jego eksploatacją. Co ważne, dla celów podatku dochodowego (PIT) nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki (nie robimy już tego od 2019 r.).
Do wydatków, od których możesz odliczyć 20% wartości faktury (lub innego dowodu poniesionych opłat), zaliczają się między innymi:
- faktury za paliwo,
- koszty napraw i przeglądów,
- opłaty za myjnię,
- bilety parkingowe,
- opłaty za przejazdy autostradą (paragony),
- wydatki na zakup opon czy płynów eksploatacyjnych.
Spójrzmy na przykład rozliczenia osoby, która nie jest VATowcem: W danym miesiącu na paliwo, parking i myjnię wydała łącznie 1000 zł (brutto). Do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć 200 zł (1000 zł x 20%), czyli 20% kwot brutto z faktur za ww. wydatki.
A teraz przykład osoby, która jest czynnym podatnikiem VAT: Dla celów podatku VAT przyjmuje się, że samochód prywatny używany w firmie służy celom mieszanym (służbowym i prywatnym). W związku z tym podatnik ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT od poniesionych wydatków eksploatacyjnych.
Jak to połączyć z odliczeniem PIT? Kwotę kosztu netto powiększa się o 50% nieodliczonego podatku VAT i od tak uzyskanej sumy oblicza 20% kosztu uzyskania przychodu.
Wobec tego, jeżeli otrzymasz fakturę za naprawę samochodu na kwotę 1230 zł brutto (1000 zł netto + 230 zł VAT), to najpierw odliczysz 50% VAT: 230 zł * 50% = 115 zł (tę kwotę odliczysz w deklaracji JPKVAT). Pozostały nieodliczony VAT dodasz do kwoty netto: 1000 zł + 115 zł = 1115 zł. I obliczysz na koniec koszt uzyskania przychodu (PIT): 1115 zł * 20% = 223 zł.
Może nieco skomplikowane, ale nikt aktualnie nie liczy tego odręcznie, robią to za nas programy księgowe.
Przypadek drugi – wprowadzasz samochód do środków trwałych.
Wprowadzenie samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych jednoosobowej działalności gospodarczej to popularny sposób na optymalizację podatkową. Choć wiąże się z większą liczbą formalności, pozwala na zaliczenie w koszty znacznie większej części wydatków niż w przypadku korzystania z auta prywatnego.
Główną korzyścią wprowadzenia samochodu do majątku firmy jest możliwość jego amortyzacji. Oznacza to, że cenę zakupu pojazdu możesz stopniowo, w częściach, zaliczać do kosztów uzyskania przychodu. Dzięki temu obniżasz podstawę opodatkowania przez kilka lat. Nie będę rozpisywała się na temat amortyzacji (jej sposobach, limitach itp.), bo to zagadnienie na osobny artykuł.
Gdy samochód jest środkiem trwałym i wykorzystujesz go do celów mieszanych (służbowo i prywatnie, bo nadal jest tego typu wykorzystywanie wg ustawodawcy), możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 75% wydatków związanych z jego eksploatacją. Co ważne, podobnie jak przy aucie prywatnym, nie musisz w tej sytuacji prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) dla celów PIT.
Rozliczenia VATowca i czynnego podatnika VAT będą odbywały się na takiej samej zasadzie jak w przypadku pierwszym, tylko że zamiast 20%, odliczysz 75% wartości brutto lub netto (+ 50% nieodliczonego VAT) z otrzymanych faktur lub innych dowodów zakupu.
A czy możliwe jest odliczenie wydatków w 100%?
Tak, ale jest to obwarowane pewnymi warunkami. Aby odliczać 100% kosztów eksploatacji (w PIT) oraz 100% VAT, musisz udowodnić, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Wymaga to:
- Zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26.
- Stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.
- Prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) dla celów VAT.
Muszę jeszcze wspomnieć o tym, że wprowadzenie samochodu do środków trwałych firmy ma swoje konsekwencje w momencie, kiedy będziesz chciała go sprzedać. Co do zasady sprzedaż samochodu, który jest środkiem trwałym w firmie, generuje przychód z działalności gospodarczej, a sposób jego opodatkowania zależy od tego, jaką masz formę opodatkowania.
Możesz uniknąć opodatkowania sprzedaży w ramach działalności gospodarczej poprzez wcześniejsze wycofanie samochodu do majątku prywatnego, jednak żeby tak się stało, musiałabyś sprzedać ten samochód po upływie 6 lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania). Inaczej nadal będzie to skutkowało powstaniem przychodu z działalności gospodarczej.
Pamiętaj, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości – zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub ze swoją księgową albo księgowym.
P.S. Wpadnij na Instagram Kobiecej Firmy, bo znajdziesz tam wpis, w którym opisałam przypadek odliczania kosztów od samochodu użyczonego od rodzica.
I w ogóle jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.
