Samóchod osobowy w firmie 2019 r.

Nie wyobrażam sobie prowadzenia firmy bez samochodu. Uważam również, że jeśli kogoś stać (bo jego biznes zarabia mnóstwo pieniędzy), to może sobie kupić samochód firmowy nawet za milion. I nikomu nic do tego, jakiego samochodu używa w firmie, jaki ma telefon czy komputer. Niestety ustawodawca uważa inaczej. Mam czasami wrażenie, że najlepiej byłoby, żeby przedsiębiorcy w ogóle nie mieli samochodów, dzwonili cegłą i używali maszyny do pisania zamiast komputerów. Frustrujące są te wszystkie limity i ograniczenia. I właśnie o limitach będzie dzisiejszy wpis. I o samochodach również.

Jak wspomniałam wcześniej – nie wyobrażam sobie prowadzenia działalności gospodarczej bez samochodu, choć pewnie są jakieś wyjątki, gdzie ten samochód nie jest niezbędny.

Jakie wobec tego masz możliwości w związku z samochodem w firmie?

1. możesz używać swojego własnego samochodu również do prowadzonej działalności, ale bez wprowadzania go do firmy jako środek trwały
2. możesz swój prywatny samochód wciągnąć do firmy jako środek trwały lub kupić samochód od razu „na firmę” (i też umieścić w ewidencji środków trwałych albo i nie, gdy jego wartość jest poniżej 10.000 zł)
3. możesz używać samochodu, który nie jest Twoją własnością – na umowę użyczenia np. od rodziców albo od osoby niespokrewnionej lub wziąć samochód w leasing bądź np. najem.

Poniżej rozpisałam każdą z ww. sytuacji w kontekście aktualnych przepisów podatkowych.

I jeszcze jedno – kiedy piszę o wydatkach eksploatacyjnych, to mam na myśli wydatki związane właśnie z eksploatacją samochodu w szczególności z zakupem paliwa, części zamiennych, opłatami parkingowymi i za przejazd autostradą oraz serwisowaniem, naprawami, przeglądami czy ubezpieczeniem.

I. samochód osobowy będący Twoją własnością

a) Używany do celów prywatnych i czasami firmowych – niewpisany do ewidencji środków trwałych firmy/niestanowiący majątku firmy

• w kosztach możesz ująć tylko 20% wydatków eksploatacyjnych oraz 20% składek na ubezpieczenie tego samochodu
• jeśli jesteś w VAT to dodatkowo możesz ująć w kosztach 20% nieodliczonego VAT (a nie odliczasz 50% VAT)

Przykład:

Ania (nie jest czynnym podatnikiem VAT) przez miesiąc używała swojego samochodu nie tylko prywatnie ale i w ramach swojej działalności – jeździła nim na spotkania biznesowe, na zakupy firmowe i na szkolenie branżowe. Poniosła nw. koszty:

– paliwo – faktury łącznie na wartość 300 zł netto i 69 zł VAT, brutto 369 zł

– opłaty za autostradę – paragony łącznie na netto 32,52 zł i VAT w kwocie 7,48 zł, brutto 40 zł

– opłaty parkingowe –netto 24,39 zł i VAT w kwocie 5,61 zł, brutto 30 zł

w kosztach ujmie 20% ww. zakupów brutto czyli (brutto: 369 zł + 40 zł + 30 zł) x 20% = 439 zł x 20% = 87,80 zł (wow, po prostu szaleństwo!)

Jeśli Ania byłaby czynnym podatnikiem VAT, to:

w kosztach ujmie 20% ww. zakupów netto + 20% nieodliczonego VAT czyli [(netto: 300 zł + 32,52 zł + 24,39 zł) + (50% nieodliczonego VAT: 34,50 zł + 3,74 zł + 2,80 zł)] x 20% = [356,91 zł + 41,04 zł] x 20% = 397,95 zł x 20% = 79,59 zł (j.w.)

Uwaga! Od 2019 r. nie ma już tzw. kilometrówek.

b) Używany głównie do celów firmowych i sporadycznie do celów prywatnych – wpisany do ewidencji środków trwałych firmy/stanowiący majątek firmy* –  art. 14 ust. 2 pkt. 1 ustawy o PIT

• w kosztach ujmujesz 75% wydatków eksploatacyjnych oraz składki na ubezpieczenie w części odpowiadającej wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia nieprzekraczającej 150 000 zł.

Przykład:

Ania (nie jest czynnym podatnikiem VAT) przez miesiąc używała swojego samochodu firmowego (wpisanego do ewidencji środków trwałych) – jeździła nim na spotkania biznesowe, na zakupy firmowe i na szkolenie branżowe. Poniosła nw. koszty:

– paliwo – faktury łącznie na wartość 300 zł netto i 69 zł VAT, brutto 369 zł

– opłaty za autostradę – paragony łącznie na netto 32,52 zł i VAT w kwocie 7,48 zł, brutto 40 zł

– opłaty parkingowe –netto 24,39 zł i VAT w kwocie 5,61 zł, brutto 30 zł

w kosztach ujmie 75% ww. zakupów brutto czyli (brutto: 369 zł + 40 zł + 30 zł) x 75% = 439 zł x 75% = 329,25 zł

Jeśli Ania byłaby czynnym podatnikiem VAT, to:

w kosztach ujmie 75% ww. zakupów netto + 75% nieodliczonego VAT czyli [(netto: 300 zł + 32,52 zł + 24,39 zł) + (50% nieodliczonego VAT: 34,50 zł + 3,74 zł + 2,80 zł)] x 75% = [356,91 zł + 41,04 zł] x 75% = 397,95 zł x 75% = 298,46 zł

*samochód osobowy stanowiący majątek firmy (art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT) to:

• samochód zaliczony do środków trwały albo
• samochód przekazany do używania do końca 2017 r., który nie został zaliczony do środków trwałych, ponieważ jego wartość początkowa nie przekroczyła 3.500 zł (ale była powyżej 1.500 zł)
• samochód przekazany do używania od 01.01.2018 r., który nie został zaliczony do środków trwałych, ponieważ jego wartość początkowa nie przekroczyła 10.000 zł (ale była powyżej 1.500 zł)
• samochód, który nie został zaliczony do środków trwałych ze względu na przewidywany okres używania równy rok lub krótszy

c) Czy można jakimś sposobem odliczyć 100% kosztów i 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych przy ww. samochodach osobowych?

Byłoby to możliwe tylko w sytuacji używania go wyłącznie do celów działalności gospodarczej, co potwierdzałaby prowadzona ewidencja przebiegu pojazdów, o której mowa w przepisach ustawy o VAT (art. 86a ust.7).

Ewidencja ta zawiera nw. dane

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz nazwisko i imię osoby kierującej pojazdem, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
• liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ponadto jeśli byłabyś czynnym podatnikiem VAT, taki samochód musiałbyś też zgłosić do urzędu na druku VAT-26 (jeśli byś tego nie zrobiła, to odliczyłabyś tylko 50% podatku naliczonego).

W tej sytuacji nie mogłabyś przejechać ani jednego kilometra w celach prywatnych. Kontrolujący bardzo drobiazgowo sprawdzają i przeliczają każdy kilometr, wykorzystane paliwo i stan licznika.

100% kosztów oraz podatku VAT odliczysz również od samochodów, które według przepisów podatkowych nie są samochodami osobowymi.

II. samochód osobowy, który nie jest Twoją własnością

a) Najem/dzierżawa:

• czynsz z tej umowy zaliczysz do kosztów w 100%, chyba że wartość samochodu przekracza 150.000 zł, wtedy zaliczysz ten czynsz w proporcji, w jakiej kwota ta pozostaje do wartości tego samochodu (limitowi nie podlegają składki na ubezpieczenie, poza AC). Jeśli jesteś w VAT, to zaliczysz do kosztów również 50% nieodliczonego VAT (tu proporcja wartości samochodu też obowiązuje).
• wydatki eksploatacyjne – do kosztów zaliczysz 75% ich wartości (+ jeśli jesteś w VAT 75% wartości nieodliczonego VAT)  

Przykład:

Ania (płatnik VAT) od 10 stycznia 2019 r. rozpoczęła najem samochodu osobowego o wartości 180.000 zł (wykorzystuje go głównie do celów firmowych). W lutym otrzymała fakturę za czynsz najmu w kwocie netto 1800 zł i VAT w kwocie 414 zł. Do kosztów zaliczy:

(netto 1800 zł + nieodliczony VAT w kwocie 207 zł) x 83% = 1665,81 zł

83% to właśnie proporcja w jakiej 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu czyli 180.000 zł (150.000/180.000 = 0,83 x 100%)

Wykorzystane do ww. samochodu w styczniu 2019 r. paliwo w kwocie netto 220 zł i VAT 50,60 zł zostanie zaś ujęte w kosztach w kwocie:

(netto 220 zł + 50% nieodliczonego VAT w kwocie 25,30 zł) x 75% = 183,98 zł

b) Leasing operacyjny:

• opłaty wynikające z umowy leasingu – jeśli wartość samochodu jest poniżej 150.000* zł – wtedy zaliczysz 100% opłat w koszty, jeśli powyżej tej kwoty, wtedy zaliczysz te opłaty w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości tego samochodu (limit obejmuje również nieodliczony VAT). Limit ten obejmuje wyłącznie część kapitałową opłat i nie podlegają mu składki na ubezpieczenie poza AC.
• wydatki eksploatacyjne – do kosztów zaliczysz 75% ich wartości (+ jeśli jesteś w VAT też 75% wartości nieodliczonego VAT)

* przy samochodach elektrycznych będzie to kwota 225 tys. zł

Kiedy można ująć w kosztach 100% oraz odliczyć 100% VAT?

Jeżeli chciałabyś zaliczać 100% kosztów oraz  odliczać 100% VAT – musiałabyś prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z przepisami VAT oraz zgłosić samochód do urzędu skarbowego na druku VAT-26.

Zmiany w przepisach dotyczą umów leasingu, najmu/dzierżawy zawartych po 31.12.2018 r. Te zawarte wcześniej są rozliczane na starych zasadach czyli nie obowiązuje ich limit 150.000 zł. Chyba, że po 2018 r. zostaną zmienione lub odnowione (i zmiany te maja skutki w podatku dochodowym), wtedy ich rozliczanie zacznie się na nowych zasadach.

Brak zmian w rozliczaniu dotyczy wyłącznie opłat wynikających z umowy leasingu czy najmu, nie dotyczy zaś opłat eksploatacyjnych takiego samochodu – te rozliczane są już na nowych zasadach czyli w koszty idzie tylko 75% tych wydatków.

 c) użyczenie – patrz punk III. poniżej

III. Kilka słów o użyczeniu

Często zdarza się (szczególnie wśród młodych przedsiębiorców), że używają do działalności gospodarczej samochodu, który jest własnością rodzica albo np. małżonka lub partnera/partnerki.

Co w takiej sytuacji?

• jeśli używasz samochodu np. rodzica albo innej osoby zaliczanej do I i II grupy podatkowej, wymienionej w przepisach o podatku od spadków i darowizn (tj. zstępnych (dzieci, wnuki itp.), wstępnych (wspomniani rodzice, dziadkowie itp.), pasierba, zięcia/synowej, rodzeństwa, ojczyma/macochy, teściów, zstępnych rodzeństwa, rodzeństwa rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwa małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych – to spisujesz umowę użyczenia.

Umowa użyczenia z definicji jest bezpłatna. Ponadto zawarta z tymi osobami nie spowoduje powstania u Ciebie przychodu, ponieważ zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT zwalnia się z podatku wartość nieodpłatnych świadczeń, jeśli są one świadczone przez osoby z I i II grupy podatkowej, wymienionej w przepisach o podatku od spadków i darowizn.

• jeśli używasz samochodu małżonka – jeżeli samochód został kupiony już po zawarciu związku, macie wspólność majątkową i małżonek nie prowadzi działalności, w której ten samochód jest środkiem trwałym – nie musicie nawet spisywać umowy użyczenia i nie powstanie przychód po Twojej stronie.
  

• jeśli używasz samochodu innej osoby niż ww. np. partnera/partnerki – nawet jeśli podpiszesz umowę użyczenia (czyli nieodpłatną), to i tak po Twojej stronie powstanie przychód podlegający opodatkowaniu. A to dlatego, że ustawodawca uważa, że jeżeli komuś nie płacisz – to masz oszczędności czyli wzbogaciłaś się o kwotę, jaką normalnie musiałabyś wydać na najem takiego samochodu. Wspaniale, prawda?

Co do odliczania kosztów od wydatków eksploatacyjnych od ww. użyczonych samochodów, obowiązują zasady jak w punkcie I. lit b) czyli Używany głównie do celów firmowych i sporadycznie do celów prywatnych (75%). Oczywiście koszty muszą być związane z działalnością oraz poniesione przez Ciebie. 

IV. I jeszcze słowo o zmianach dotyczących amortyzacji

Do końca 2018 r. limit amortyzacji dla pojazdów osobowych wynosił 20.000 euro. Od 2019 r. ustawodawca podniósł go do 150.000 zł (dla samochodów spalinowych i hybrydowych) oraz do 225.000 zł dla elektrycznych.

---

Bardzo jestem ciekawa Twojej opinii, po przeczytaniu tego artykułu, na temat określenia przez ustawodawcę limitów wydatków eksploatacyjnych na 20% i 75%? Czy jest to sprawiedliwe?