Wiele z nas zaczynało swój pierwszy biznes od pracy z domu – od stołu w kuchni, biurka w sypialni czy siedząc z laptopem na kanapie. A niektóre z nas prowadzą go w ten sposób to nadal, nawet kiedy ich biznes się rozkręci. Z reguły wynika to z faktu, że praca głównie przy laptopie nie wymaga wcale wynajmowania biura i ponoszenia dodatkowych, często całkiem nie małych kosztów. Domowe biuro to ogromna wygoda i oszczędność czasu. I można sobie pracować nawet w piżamie, jeśli ktoś lubi.
Ale czy wiesz, że możesz na tej sytuacji skorzystać jeszcze bardziej? Możesz zacząć wrzucając w koszty część domowych rachunków (o ile twoja działalność gospodarcza jest opodatkowana według zasad ogólnych lub liniowo). I w tym wpisie dowiesz się, jak zrobić to z głową i zgodnie z przepisami.
Główna zasada: proporcjonalność
Najważniejsza zasada jest taka, że nie możesz odliczyć całego czynszu za mieszkanie oraz innych opłat, nawet, jeśli pracujesz w nim 24 godziny na dobę. Urząd Skarbowy wychodzi z założenia, że w tym mieszkaniu przede wszystkim żyjesz i co oczywiste, nie jest to lokal komercyjny tylko mieszkalny. Zatem kosztem firmowym może być tylko ta część opłat, która proporcjonalnie odpowiada powierzchni wykorzystywanej na cele biznesowe.
Najprostszą i najbezpieczniejszą metodą jest obliczenie proporcji na podstawie metrów kwadratowych.
Prześledźmy to na przykładzie.
Twoje mieszkanie ma 50 m². Na biuro przeznaczyłaś osobny pokój o powierzchni 10 m².
- Obliczenie proporcji: (10 m² / 50 m²) x 100% = 20%
To oznacza, że możesz co miesiąc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 20% sumy Twoich opłat za:
- Czynsz administracyjny,
- Prąd,
- Ogrzewanie,
- Wodę i ścieki,
- Internet (o ile to internet domowy, nie na firmę)
Jeśli Twoje rachunki w danym miesiącu wyniosły łącznie 2000 zł, Twoim kosztem firmowym będzie 400 zł (2000 zł x 20%).
„Ale ja nie mam osobnego pokoju na biuro!”
I na ogół to jest najczęściej spotykana sytuacja. Prowadzenie firmy nie wymaga od razu gabinetu z dębowym biurkiem. Równie dobrze możesz wykorzystywać do pracy wydzieloną część innego pomieszczenia, np. salonu czy sypialni.
Jak wtedy wyliczyć proporcję?
Załóżmy, że pracujesz w salonie, który ma 20 m². Twoje miejsce pracy – biurko, krzesło i mały regał na dokumenty – zajmuje łącznie 4 m².
- Mierzysz powierzchnię kącika biurowego: 4 m²
- Mierzysz powierzchnię całego mieszkania: np. 50 m²
- Obliczasz proporcję: (4 m² / 50 m²) * 100% = 8%
W tym przypadku możesz odliczyć 8% swoich domowych opłat. Ważne jest, aby ta przestrzeń była faktycznie i regularnie wykorzystywana do pracy. Trudno będzie uzasadnić odliczenie kosztów, jeśli na biurku na co dzień stoją zabawki dziecka, a laptopa wyciągasz raz w tygodniu.
A co z kuchnią i łazienką? Czy je też można wliczyć?
To pytanie, które zadaje sobie wielu prowadzących firmę z domu. W końcu w ciągu dnia pracy robisz sobie kawę w kuchni i korzystasz z toalety, prawda?
Tutaj doradzam bycie ostrożną. Stanowisko organów podatkowych jest takie, że do kosztów zaliczamy wydatki, które mają bezpośredni związek z osiąganiem przychodu. O ile biuro czy pracownia mają taki związek bezsprzecznie, o tyle kuchnia i łazienka to pomieszczenia o charakterze głównie prywatnym.
Bezpieczne podejście jest takie, że do obliczenia proporcji używa się całkowitej powierzchni mieszkania (wliczając w to kuchnię i łazienkę) i odnosi do niej powierzchnię stricte firmową (pokój-biuro lub kącik biurowy). Próba udowodnienia, że część kuchni jest ci niezbędna do prowadzenia biznesu (chyba że prowadzisz firmę gastronomiczną lub blog kulinarny i tam tworzysz treści) może być ryzykowna podczas kontroli. Trzymaj się tego, co w razie kontroli jest łatwe do obronienia.
Podsumowanie, czyli zróbmy to krok po kroku
Aby móc odliczać koszty, adres mieszkania musi być wskazany w CEIDG jako miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub dodatkowe stałe miejsce wykonywania działalności. A teraz przejdźmy do etapów tego procesu.
- Wydziel i zmierz przestrzeń. Ustal dokładnie, ile metrów kwadratowych zajmuje Twoje firmowe biuro.
- Oblicz swoją proporcję. Zapisz ją sobie.
- Zbieraj faktury. Wszystkie rachunki za czynsz i media (wystawione na Ciebie jako osobę prywatną) oraz potwierdzenia przelewów dokumentujące zapłatę tych należności.
- Wystawiaj dowód wewnętrzny. Na koniec każdego miesiąca na podstawie zebranych faktur i wyliczonej proporcji sporządzasz prosty dokument zwany „dowodem wewnętrznym”, który jest podstawą do zaksięgowania kosztu. Jeśli masz księgową – to ona zapewne to zrobi, na podstawie ww. dokumentów.
- Pamiętaj o podatku od nieruchomości! To bardzo ważny punkt. Powinnaś zgłosić do urzędu miasta lub gminy fakt wykorzystywania części lokalu na działalność gospodarczą. Może wiązać się to z wyższą stawką podatku od nieruchomości dla tej wydzielonej powierzchni. Przelicz, czy oszczędność na podatku dochodowym jest dla Ciebie warta tej podwyżki.
- Odsetki od prywatnego kredytu hipotecznego na zakup mieszkania. Jeżeli na zakup mieszkania wzięłaś kredyt i następnie zaczęłaś je wykorzystywać częściowo do celów związanych z prowadzoną działalnością, to możesz odsetki od takiego kredytu zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, w części, w jakiej przypadają na powierzchnię wykorzystywaną na działalność gospodarczą (czyli też proporcjonalnie). Pamiętaj tylko, że do kosztów uzyskania przychodu masz prawo zaliczyć jedynie odsetki od kredytów, które zostały zapłacone lub skapitalizowane.
A co z mieszkaniem wynajmowanym?
Prowadząc działalność w wynajmowanym mieszkaniu, masz prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu proporcjonalną część zarówno kwoty najmu płaconej właścicielowi, jak i czynszu administracyjnego oraz opłat za media. Pamiętać musisz jednak o tym, żeby mieć pisemną zgodę właściciela na prowadzenie działalności w jego lokalu. Najlepiej, jeśli odpowiedni zapis znajdzie się bezpośrednio w umowie najmu. Brak zgody może być problematyczny, choć najnowsze interpretacje skarbowe bywają korzystne dla przedsiębiorców nawet bez formalnego zapisu, o ile faktycznie działalność jest tam prowadzona. Oczywiście adres wynajmowanego mieszkania musi być zgłoszony w CEIDG jako miejsce wykonywania działalności (lub dodatkowe stałe miejsce).
Ważna uwaga na koniec
Od 2023 roku zmieniły się przepisy i nie można już amortyzować prywatnych lokali mieszkalnych w firmie. Oznacza to, że nie wrzucisz w koszty wartości samego mieszkania, a jedynie koszty jego utrzymania, co opisałam wyżej.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości – zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub ze swoją księgową albo księgowym.
Poniżej znajdziesz do pobrania za darmo formularz „Oświadczenie w sprawie określenia wskaźnika udziału prywatnej nieruchomości używanej na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.”, który możesz wypełnić i przekazać swojemu biuru rachunkowemu.
P.S. Jeśli jeszcze nie obserwujesz mnie na Instagramie, to serdecznie Ciebie tam zapraszam na mój https://www.instagram.com/kobiecafirma/ – tam znajdziesz więcej przydatnych informacji i więcej mnie „zza kulis”.
