Koszty podatkowe w firmie…. ale ale! Ale mnie tu długo nie było!
Wiecie, dlaczego? Bo przez tę pandemiczną sytuację miałam znacznie więcej pracy księgowej niż normalnie. I co ciekawe, przyjęłam pod swoje skrzydła sporo nowych kobiecych biznesów. Czyli kobiety nie poddają się i jak zaplanowały otworzyć firmę – to otwierają bez względu na wszystko.
A dziś przychodzę do Was z ciekawym tematem kosztów podatkowych. Koszty to ulubiony temat każdego przedsiębiorcy 🙂 Jednak nie będzie o tym, jak robić ich więcej, tylko jak robić ich mniej (sic!).
Doświadczony przedsiębiorca zastanawia się nad tym, jak zmniejszyć koszty w firmie. Niedoświadczony – jak mieć ich jak najwięcej.
Doświadczony przedsiębiorca wie, co może być kosztem podatkowym, a co nie i racjonalnie podchodzi do kwestii zakupów firmowych. Nie kupuje tego, czego naprawdę nie potrzebuje. Każdy koszt jest przemyślany. Bo firmowy wydatek powinien mieć swoje realne uzasadnienie, którym na pewno nie powinna być wyłącznie chęć obniżenia podatku do zapłacenia. Dlaczego? Bo to jest BEZ SENSU.
Spójrz na przykład poniżej (to jest nieco uproszczone wyliczenie podatkowe, które ma Ci pokazać bezsensowność robienia kosztów na siłę).
Monika rozliczająca się na zasadach ogólnych (czyli na Księdze Przychodów i Rozchodów) pod koniec września np. 29.09.2020 ma przychód 12000 zł, a koszty 5000 zł. Wobec tego policzyła, że mając 7000 zł dochodu podatek do zapłacenia wyniesie: 7000 zł x 17% = 1190 zł – 312,02 zł (część zapłaconej składki zdrowotnej) = 877,98 zł czyli 878 zł.
Ale Monika nie chce płacić podatku i zaczyna kombinować, co by tu kupić, żeby tego podatku nie zapłacić. Niczego tak naprawdę w tej chwili nie potrzebuje, jednak niechęć do zapłacenia podatku jest tak ogromna, że wymyśla, iż kupi sobie iPhona za 4400 zł (chociaż ma całkiem nowy i dobry telefon) + ubezpieczenie i akcesoria do niego za 400 zł. Łącznie wydaje 4800 zł. Dokupuje jeszcze kolejny dysk zewnętrzny (w tej chwili zbędny) za 500 zł.
Ponownie liczy podatek (dochód 1700 zł x 17% = 289 zł – 312,02 zł) i okazuje się, że …. już nie ma podatku do zapłacenia. Z czego bardzo się cieszy. A że zamiast 878 zł (podatek) wydała bezsensownie 5300 zł, które chociaż w części mogłaby odłożyć i potem zainwestować w coś naprawdę potrzebnego, co pozwoliłoby rozwinąć firmę lub zdobyć więcej klientów? No cóż….
Wobec tego, może lepiej nie kupować niczego na siłę, a raczej poszukać w niektórych obszarach oszczędności, a zaoszczędzone pieniądze zainwestować w rozwój siebie, firmy albo… dać sobie podwyżkę?
GDZIE SZUKAĆ FIRMOWYCH OSZCZĘDNOŚCI?
1. Obniżenie stałych opłat
Zacznę od firmowego lokalu. Niektóre biznesy wymagają posiadania lokalu lub innych nieruchomości np. biur, magazynów czy hal produkcyjnych. I z tym nie będę dyskutowała. Zdarza się też, że posiadanie biura w prestiżowej lokalizacji (które siłą rzeczy jest kosztowne), pomaga zdobyć docelowych klientów. I to również jest OK.
Jednak nie wszystkie działalności muszą na stałe wynajmować firmowy lokal. Szczególnie jeśli spotykasz się ze swoimi kontrahentami lub klientami sporadycznie, a Twoje główne narzędzia pracy to mózg, komputer i telefon i możesz pracować praktycznie z każdego miejsca. Wtedy płacenie comiesięcznego czynszu za biuro jest nieracjonalne.
Gdzie wobec tego pracować i spotykać się z klientami lub kontrahentami?
W zależności od Twojej sytuacji masz do wyboru kilka opcji. Możesz pracować w domu, a z klientami spotykać się np. w kawiarniach lub wynajętych biurach (teraz nawet gabinety lekarskie można wynajmować na godziny). Możesz korzystać z przestrzeni coworkingowych (wpisz w wyszukiwarkę nazwę swojego miasta + przestrzeń coworkingowa i sprawdź, czy i jaki masz wybór). Albo wynająć biuro z kimś znajomym, wtedy opłaty podzielicie na pół.
Inne stałe opłaty, których koszt możesz zweryfikować to abonament za usługi telekomunikacyjne i Internet. Przejrzyj propozycje różnych operatorów i sprawdź, czy nie znajdziesz lepszej (tańszej) opcji. Niekiedy nowy klient dostaje dużo lepszą ofertę niż ten stały.
Podobnie, jeśli chcesz kupić nowy telefon od operatora, czyli płacić za niego w comiesięcznych ratach doliczanych do abonamentu. Sprawdź najpierw, czy Ci się to opłaca, szczególnie kiedy masz go spłacać przez kilka lat.
Może się okazać, że ten sam model telefonu kupisz w sklepie o kilka stów taniej! (Co akurat osobiście sprawdziłam).
Kolejny punkt do weryfikacji to programy (licencje) komputerowe. Zrób przegląd, czy wszystkich naprawdę używasz i czy nie ma darmowych zamienników. Nie mam na myśli programów, od których zależy Twój profesjonalizm, ale te mniej potrzebne (np. zamiast MC Office możesz używać darmowego Libre Office, zamiast płatnej wersji programu do zarządzania projektami – darmowe wersje Trello czy Asana).
Warto również zweryfikować posiadane abonamenty np. na hosting, newsletter lub korzystanie z platform do wideokonferencji czy webinarów. Możliwe, że oferta płatności rocznej jest dużo lepsza finansowo niż miesięcznej (na 99,9% jest lepsza).
2. Samochód i leasing
Odnoszę wrażenie, że część przedsiębiorców na samo słowo leasing doświadcza małej ekstazy. No bo to jest na pewno coś wspaniałego – masz nowy, wypasiony samochód, płacisz co miesiąc jakąś tam kwotę i jeszcze możesz sobie ją odliczyć.
Hmm, czy aby na pewno jest to takie wspaniałe i co najważniejsze korzystne finansowo?
Wbrew pozorom leasing potrafi być dosyć kosztowny, dlatego uważam, że jest to opcja dla „bogatszych” firm.
Wzięcie nowego auta w leasing często poprzedzają opłaty administracyjne oraz opłata wstępna (czynsz inicjalny), która może wynosić nawet i kilkadziesiąt tysięcy. Potem przez kilka lat płacisz raty leasingowe (z VATem), które często są powiększone o ubezpieczenie GAP.
Jeśli bierzesz w leasing nowy samochód, to rata na pewno będzie wynosiła ponad 1000 zł miesięcznie.
Do tego wszystkiego dochodzi jeszcze ubezpieczenie OC i AC. I to leasingodawca z reguły narzuca ubezpieczyciela. Pozostaje jeszcze kwota wykupu auta po zakończeniu umowy, no chyba że całość została spłacona w ratach (wtedy są wyższe) lub rezygnujesz z tej opcji.
Ja rozumiem, że fajnie jest wozić się najnowszym Volkswagenem Tiguanem czy BMW X1, tylko czy taki wydatek jest rozsądny?
Czy nie lepiej kupić używany, kilkuletni samochód i wciągnąć go w środki trwałe i co miesiąc wliczać w koszty odpis amortyzacyjny? A jeśli weźmiesz na niego pożyczkę, to odsetki od niej też będziesz mogła odliczyć od przychodów.
Na pewno przyjdzie jeszcze czas na leasing wypasionego auta, a tymczasem pomyśl, czy nie lepiej ten tysiąc miesięcznie zainwestować w reklamę albo szkolenia?
I, tak na marginesie, w większości przypadków instalacja gazowa w samochodzie pozwala zaoszczędzić na tankowaniu.
3. Dbaj o środowisko i… zmniejszaj koszty
Możesz upiec dwie pieczenie przy jednym ogniu. Dbając o środowisko, zadbasz również o swój firmowy portfel. W jaki sposób?
- Nie drukuj, kiedy nie musisz. Większość dokumentów możesz wysyłać swoim klientom czy kontrahentom w formie elektronicznej (możesz pomyśleć również o podpisie elektronicznym, by je zabezpieczyć). Nawet dokumenty księgowe możesz przechowywać w formie cyfrowej.
- Kiedy tylko możesz, to zamieniaj samochód na rower (wiesz, że zakup roweru może być kosztem podatkowym?) A jeśli nie możesz, to staraj się planować swój przejazd w taki sposób, by załatwić wtedy jak najwięcej rzeczy.
- Postaraj się zmniejszyć zużycie prądu (oraz innych mediów). Odłączaj ładowarki, kiedy nie ładujesz sprzętu, załóż na kran perlator, kupując nowy sprzęt sprawdzaj, ile zużywa prądu itp.
- A jeśli Twoja firma produkuje odpady, to zorientuj się, czy nie możesz ich sprzedać. Okazuje się, że wiele z nich może posłużyć innej firmie do stworzenia nowego produktu (czasami dosyć zaskakującego https://trashki.pl/)
4. Optymalizacja zapasów, czyli zmniejsz koszty magazynowania
Ten punkt dotyczy firm produkcyjnych lub handlowych. Jeżeli wynajmujesz przestrzeń do magazynowania swoich produktów bądź towarów, to sprawdź, czy nie powinnaś dokonać optymalizacji zapasów. Może się okazać, że wcale nie potrzebujesz tyle przestrzeni i spokojnie wystarczyłby Ci magazyn o połowę mniejszy (i koszty jego wynajmowania zrobią się o połowę mniejsze).
Więcej na ten temat znajdziesz w tym wpisie: 5 działań, które może uratować Twoją firmę.
5. Negocjuj rabaty
Mój dziadek zawsze się targował – nie ważne czy kupował na rynku pietruszkę, czy w sklepie buty. Miał to we krwi. Ja niestety nie odziedziczyłam po nim tej umiejętności (uczę się tego dopiero), poza tym w naszym kręgu kulturowym targowanie się nie jest normą. A szkoda, bo umiejętne negocjowanie ceny, może zostawić nam nieco pieniędzy w portfelu.
Wyobraź sobie, że od kilku lat kupujesz od jednego dostawcy półprodukty do produkcji zabawek dla dzieci. Rocznie kupujesz 600 sztuk półproduktu po 20 zł za sztukę. To daje 12000 zł na rok. Gdyby z racji tego, że jesteś wierną klientką, udało Ci się wynegocjować obniżkę ceny chociaż o 2% na sztuce, to zaoszczędziłabyś w skali roku 240 zł. Niby nic, ale ziarnko do ziarnka…
Są takie osoby, które wynegocjowały nawet rabat na usługi dotyczące obsługi newsletteru czy hostingu (chwaliły się tym na blogu, stąd wiem). Wszystko zależy od naszej odwagi i umiejętności negocjacyjnych. Czasami wystarczy po prostu zapytać.
A na czym nie warto oszczędzać?
Są jednak takie rzeczy, na których nie warto oszczędzać, bo może to przynieść więcej złego niż dobrego. Czyli możemy na tym stracić finansowo więcej niż zyskać. O co konkretnie chodzi?
Na pewno o wszystkie rzeczy, które mają bezpośredni wpływ na Twój profesjonalizm oraz jakość Twoich produktów i/lub usług. Zatem nie warto szukać tańszych i gorszej jakości: zamienników lub części do wytworzenia produktu; narzędzi, maszyn, sprzętu elektronicznego; oprogramowania itp.
Nie warto również oszczędzać na usługach innych profesjonalistów, które wspierają powstanie twojego produktu lub usługi. I oczywiście nie warto oszczędzać na księgowej czy prawniku, bo akurat w tym wypadku negatywne konsekwencje finansowe mogą być ogromne.
I nie mniej ważne od powyższych kwestii jest samodoskonalenie się oraz dbanie o rozwój swoich pracowników. W tych dziedzinach na pewno nie warto być skąpcem. W końcu to od Ciebie i ludzi, którzy dla Ciebie pracują, zależy tak naprawdę sukces Twojego biznesu.
Mam nadzieję, że ten wpis pokazał Ci, dlaczego czasami lepiej zapłacić podatek, niż szukać na siłę kosztów, by tego nie zrobić?
A więcej na temat kosztów podatkowych (a dokładniej co może takim kosztem być) znajdziesz w moich wpisach: „10 kosztów podatkowych, których możesz nie znać” oraz „Koszty podatkowe – obiad z kontrahentem.„
Chciałabyś otrzymywać ode mnie wiadomości o najnowszych wpisach i innych interesujących rzeczach? Zapisz się na Newsletter Kobiecej Firmy i odbierz e-booka z ćwiczeniami „Odkrywam swoje mocne strony!”